Вы здесь

Дистанционный труд: действия по оформлению трудовых отношений и электронный документооборот

07.12.18

Статья размещена в газете «Первая полоса» № 11 (105), декабрь 2018


С момента внесения в ТК РФ гл. 49.1, регулирующей особенности труда дистанционных работников, прошло более пяти лет. Казалось бы, за пятилетний период все вопросы правоприменительной практики должны быть решены, а сама форма дистанционных правоотношений — стать востребованной среди большинства работодателей.

 

Однако, несмотря на значительный экономический эффект, обусловленный сокращением издержек на аренду офиса, расходов на проведение специальной оценки условий труда, говорить о массовом характере дистанционных правоотношений не приходится. Закрепленная в ст. 312.5 ТК РФ возможность применения дополнительных оснований для расторжения трудового договора хотя и привлекает работодателей, но все же не является стимулом для применения гл. 49.1 ТК РФ на практике. Причина проста: многим кадровикам удобнее работать по привычной «бумажной» модели документооборота, да и не нужно придумывать особые формулировки в трудовом договоре, решать вопросы по применению электронной подписи. Чтобы ответить на основные вопросы кадровиков по данной теме, сначала целесообразно обратиться к положениям ТК РФ и представить обобщенный алгоритм действий по установлению трудовых отношений с дистанционным работником.

Во-первых, начнем с определения дистанционной работы, которое дано в ст. 312.1 ТК РФ. Согласно ч. 1 указанной статьи, «дистанционная работа — это выполнение трудовой функции, определенной трудовым договором, вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

Само определение дистанционной работы предполагает обязанность выполнения работником трудовой функции (должностных обязанностей), отсутствие у него стационарного рабочего места, «удаленный» порядок взаимодействия между сторонами трудового договора с использованием сети «Интернет» или другой информационной сети. Из содержания ст. 312.1 ТК РФ вытекает императивность отражения в тексте трудового договора факта исполнения обязанностей именно в рамках дистанционной работы. При этом на дистанционных работников распространяются общие нормы трудового законодательства, правда, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ.

Особенности заключения и изменения условий трудового договора о дистанционной работе регулируются ст. 312.2 ТК РФ.

Детальный анализ содержания указанной статьи позволил сформировать алгоритм действий кадрового специалиста при оформлении трудовых отношений с дистанционным работником.

Теперь обратимся к вопросу об отдельных особенностях электронного документооборота с дистанционным работником.

Согласно ст. 312.1 ТК РФ между сторонами трудовых отношений обмен информацией может производиться в рамках электронного документооборота. Условием легитимности электронного документа работника и работодателя является наличие у каждого из них усиленной квалифицированной электронной подписи (см. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Правовая норма Ст. 10 Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» предусмотрены следующие обязанности участников электронного взаимодействия при использовании ЭЦП:
1. Обеспечение конфиденциальности ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия.
2. Уведомление удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа проверки электронной подписи, и иных участников электронного взаимодействия о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении.
3. Неиспользование ключа электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена.
4. Использование для создания и проверки квалифицированных электронных подписей, создания ключей квалифицированных электронных подписей и ключей их проверки средств электронной подписи, имеющих подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

 

Именно с помощью ЭЦП производится подтверждение факта получения каждого документа в рамках электронного документооборота между работником и работодателем. Должным подтверждением факта получения электронного документа является отправка второй стороне документа-подтверждения в электронной форме (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

При формировании текста трудового договора с дистанционным работником необходимо предусмотреть положения, регулирующие вид ЭЦП (усиленная квалифицированная электронная подпись):
— порядок обмена электронными документами, сроки направления подтверждений о получении документов;
— сроки предоставления документов, подписанных сторонами с применением ЭЦП с последующей заменой на документы, оформленные на бумажных носителях.

Теперь вопрос, волнующий обе стороны трудовых отношений: кто несет расходы за оформление и продление срока действия сертификата ЭЦП? Прямого ответа, увы, нет. ТК РФ не регулируется отнесение расходов на получение и последующую пролонгацию срока действия сертификата ЭЦП. Следовательно, решение данного вопроса производится по взаимной договоренности работника и работодателя с соответствующим закреплением в тексте трудового договора.

Теперь несколько слов о статуе усиленной квалифицированной электронной подписи и ее получении:

В ТК РФ требований о применении усиленной квалифицированной электронной подписи нет. Однако именно усиленная квалифицированная электронная подпись приравнена к собственноручной подписи физического лица без дополнительных условий. При этом документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, не оспариваются и как доказательства в рамках судебных процессов. Усиленная квалифицированная электронная подпись выдается сертифицированными удостоверяющими центрами, функционирующими в каждом регионе.

Данные о центрах представлены на официальном сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров». Процедура получения усиленной квалифицированной электронной подписи достаточно проста, а сама ЭЦП, говоря бытовым языком, представляет собой набор цифр и букв, отраженных в файле. Как правило, срок действия сертификата ЭЦП – 1 год. По истечении срока действия сертификата нужно его продлевать. Для получения ЭЦП физическим лицом обязательно наличие у заявителя паспорта (производится идентификация личности владельца), а также четкое представление о цели получения ЭЦП (электронный документооборот с работодателем). Порядок и условия работы аккредитованных удостоверяющих центров являются открытой информацией, подлежащей размещению в свободном доступе.

 

Подводя итог вышесказанному, целесообразно сделать акцент на следующих позициях:
1) дистанционный характер труда предусматривает наличие трудового договора, выполнение функций вне стационарного рабочего места и территории работодателя, осуществление взаимодействий между сторонами трудового договора с использованием Интернета или иной информационной сети;
2) порядок заключения трудового договора с дистанционным работником регулируется об-щими положениями ТК РФ с учетом особенностей ст. 312.2 ТК РФ;
3) использование электронного документооборота между работником и работодателем предусматривает применение усиленной квалифицированной электронной подписи, получаемой в аккредитованном удостоверяющем центре;
4) порядок и условия применения усиленной квалифицированной электронной подписи, а также условия, регулирующие следующие вопросы: — оплата стоимости оформления и пролонгации сертификата ЭЦП;
— обмен электронными документами и направление соответствующих подтверждений о факте получения;
— замена электронных документов на документы, оформленные на бумажных носителях;
— внесение сведений о дистанционной работе в трудовую книжку работника, — подлежат закреплению в тексте трудового договора.

В завершение следует отметить, что в настоящей статье рассмотрены только отдельные аспекты трудовых отношений с дистанционным работником, а именно, оформление трудовых отношений. Вопросы изменения трудового договора, направления дистанционного работника в командировку, предоставления отпуска, а также расторжения трудового договора подлежат раскрытию в других публикациях.

 

 

Горбачева Анна Федоровна,
юрист по трудовому праву, эксперт-методолог по вопросам кадрового администрирования (Москва)