Вы здесь

Эффективное совещание: главные правила

12.03.20

Статья размещена в газете «Первая полоса» № 2 (118), март 2020.


Совещания занимают важное место в современном бизнесе. Затраты времени на их проведение очень высоки, поэтому вопрос эффективности с каждым днем стоит все более остро. Исследование лондонской консалтинговой компании STL Microsoft Training показало, что 67% совещаний не приносят никаких результатов.

Эффективное совещание: главные правила

Признаки неэффективных совещаний

В опросе, посвященном исследованию совещаний и проведенном на кафедре «Управление персоналом и психология» Финансового университета при Правительстве РФ в 2019 году среди слушателей МВА, приняли участие 214 человек (руководители среднего и высшего уровня управления).

Опрос показал:

  • около 8% рабочего времени на совещания тратят неруководящие работники, 25% — руководители среднего уровня, более 55% — руководители высшего уровня управления;
  • 37% совещаний проходит без подготовки содержательного материала;
  • более 63% совещаний проходит с участниками, которые не имеют к совещанию прямого отношения;
  • 72% участников хотели бы повысить эффективность проведения совещаний.

На Рисунке 1 представлены характеристики неэффективных совещаний, которые участники опроса выделили на примере своих организаций.

Рис-1 Признаки неэффективных совещаний

Данные показатели могут отличаться в различных сферах деятельности, однако на первый план здесь выходят организаторские характеристики руководителя и его профессиональная компетентность.

По мнению респондентов, к признакам эффективных совещаний относятся:

  • необходимость проведения;
  • цель;
  • повестка;
  • организатор;
  • регламент;
  • минимальное число участников;
  • результат.

Результатом эффективных совещаний будут не только решенные вопросы или намеченные пути решения, но и сплоченная команда, уважение к руководству и коллегам.

Проводить эффективные совещания непросто. Количество времени и средств, затрачиваемых на совещания, зависит от многообразия целей и задач проводимых произ­водственных совещаний.

От цели и задач совещания зависит его вид. Совещания могут быть информативными, оценочными, по планированию работы и распределению ресурсов или комбинированные совещания.

Основные правила проведения эффективных совещаний

1. Проводите активную подготовку к совещаниям

Эффективность совещания может быть многократно повышена планированием совещания. До проведения совещания заполняйте формы «Приглашение на совещание» и «Повестка дня» в произвольном формате. Это поможет убедиться в том, что цели совещания определены, повестка дня составлена, исходный материал подобран, обозначены ответственные лица, начальное и конечное время установлено. Распространите эти формы всем участникам совещания заранее (за 24 часа), а также разошлите предстоящие презентации и подготовленный материал по содержанию повестки встречи. Тогда можно будет вовремя снять все воп­росы относительно организации совещания и увеличить время для дискуссий.

2. Прорабатывайте цель совещания

Например, в компании Intel, крупнейшем в мире производителе микропроцессоров, запрещено проводить совещания, если заранее не сформулирована четкая цель.

В Lenovo даже рядовые сотрудники могут прервать совещание, если выступающий нарушает регламент и уходит от обозначенного в повестке совещания вопроса и от цели совещания.

3. Приглашайте на совещание ограниченный круг участников

Используйте «правило двух пицц»: участников любой встречи должно быть столько, чтобы их можно было бы угостить всего двумя пиццами,​ — то есть менее восьми человек. Например, сооснователь агрегатора предложений турфирм Kayak Пол Инглиш считает, что для принятия любого адекватного решения требуется не более трех человек.

4. Сокращайте время проведения совещаний

24% опрошенных в нашем исследовании отметили, что время проведения совещаний составляет 2 часа или более, 35% — 1–2 часа, 22% — до 1 часа, 14% — 15–30 минут; только у 5% респондентов совещания длятся 15–30 минут, у 2% — до 15 минут (Рисунок 2).

Сокращайте время проведения совещаний

Инвестор и консультант таких компаний, как Uber, Snapchat, Facebook, Twitter, Tumblr Гари Вайнерчук советует ограничить продолжительность совещания 15 минутами, а еще лучше — 3–5 минутами. Сотрудники могут удерживать свое внимание 15–20 минут, далее необходимо использовать приемы привлечения и удержания внимания.

5. Сократите количество совещаний

Совещание не должно проводиться, если можно обой­тись без него.

Партнер Google Ventures Кен Нортон рекомендует каждой компании отказаться от еженедельных совещаний и проводить их только по конкретному поводу.

6. Меняйте формат совещаний

Некоторые технопредприниматели США (основатель Facebook Марк Цукерберг, основатель Twitter Джек Дорси и др.) проводят совещания стоя или вовсе прогуливаясь, как некогда это делал философ Платон с учениками.

Как выяснили психологи Университета Вашингтона в Сент-Луисе, «стоячие» совещания намного эффективнее обычных: люди генерируют больше креативных идей, более вовлечены в процесс, а главное — такие совещания проходят быстрее.

7. Используйте эффективные технологии принятия решений на совещаниях

Прежде чем принимать какие-либо управленческие решения, а особенно если они касаются планирования деятельности, распре­деления и использования ресурсов, необходимо продумать, какую страте­гию использовать. В отечественной и зарубежной практике часто используется технология принятия решения РМР: «Результаты — Методы — Ресурсы». Чтобы принять решение, необходимо ответить на вопросы, представленные на Рисунке 3.

Технология принятия решения РМР

8. Используйте современные средства коммуникации

Останутся ли совещания как формат делового общения в эпоху мессенджеров и электронных планировщиков задач? «Совещания были необходимы в доцифровую эпоху. С развитием интернета и систем по управлению проектами практика совещаний стала обременением для современного бизнеса, ведь любое совещание отнимает самое ценное — время», — считает Александр Першиков, председатель совета директоров инвестфонда Key Group.

Однако грамотно спланированное и проведенное совещание решает большое количество деловых задач: во время коллективной интеллектуальной деятельности проходит дискуссия, доводится информация, принимаются решения или намечаются пути решения, проходит контроль, повышается вовлеченность работников в трудовую деятельность.

До полного отказа от классических, традиционных совещаний пока еще далеко, однако многие, особенно молодые руководители, используют современные средства делового взаимодействия очень широко. Самое большое преимущество таких средств — снижение затрат времени на большие и массовые совещания.

Замените личные встречи конференц-звонками, онлайн-конференциями, чатами, в которых участвуют только те, кто причастен к конкретной проблеме, используйте электронные планировщики задач, системы управления проектами (онлайн-сервисы или программы). В итоге каждый сотрудник будет тратить на совещания на 3–5 часов в неделю меньше.

На информационной панели (дашборде) каждого работника описаны все задачи на определенный временной промежуток и прогресс их выполнения. Отчетность и контроль осуществляется внутри информационной системы. Современные средства коммуникации, платформы по управлению проектами и информационные системы позволяют значительно сократить количество личных встреч. Такой формат проведения совещаний необходим организациям, в которых значительная часть сотрудников работают удаленно.

Таким путем идут многие организации. Например, сеть магазинов цифровой техники «Фотосклад.ру» полностью ушла от офлайн-совещаний и перешла на отчетность на корпоративном портале, сделанном на онлайн-платформе «Битрикс». Там же проводятся видео- и голосовые совещания, а также обсуждения в форме онлайн-конференций и чатов.

В компании «Манго Телеком» тоже стремятся переместить общение сотрудников в мессенджеры. «Текст — это принципиально другая коммуникация. Вживую люди могут выступать по 10 минут и не сказать вообще ничего. В тексте это сделать труднее, поэтому обсуждение становится более конкретным, предметным и качественным. Плюс оно почти лишено ненужных эмоций, которые часто возникают на деловых встречах», — говорит руководитель отдела маркетинга «Манго Телеком» Андрей Козловский.


В заключение приведу рекомендации по правильному проведению совещаний от партнера Google Ventures Кена Нортона, которые станут лучшим советом в этом важном для современного бизнеса моменте.

1. Собирайтесь для решения конкретной проблемы.

Забудьте о еженедельных планерках: и раздавать задания, и собирать отчеты об их выполнении можно и без общих собраний. На совещания нужно выносить только по-настоящему важные вопросы.

2. У каждого совещания должен быть один «инициатор».

Собирать участников должен конкретный менеджер, который формирует повестку встречи и отвечает за результаты.

3. Совещание не должно длиться более 30 минут.

Используйте таймер: если обсуждение превысило намеченные рамки, остановите совещание. Более половины времени рабочих встреч оказывается посвящено не насущным делам, а пустым разговорам — обсуждению новостей и спортивных мероприятий, пересказыванию анекдотов.

4. Зовите только тех, кого нужно.

Участниками встречи должны быть только те, кто причастен к конкретной проблеме. Оптимальное число участников — не более пяти. Никаких общих планерок, на которых весь коллектив покидает рабочие места и уходит в переговорку, изображая интерес.

5. Следуйте письменному плану.

Заранее формируйте повестку собрания и не отступайте от нее, что бы ни случилось.

6. Не бойтесь эскалации разговора.

Спокойная и доброжелательная атмосфера порой свидетельствует о том, что всем присутствующим нет никакого дела до проблемы.

7. Запретите вход с гаджетами.

Смартфоны и планшеты — лучший способ сотрудника спрятаться от обсуждения, изображая деловитость.

Марина Владимировна Полевая

Марина Владимировна Полевая

Доктор экономических наук, доцент, зав. кафедрой «Управление персоналом и психология» Финансового университета при Правительстве РФ (г. Москва).

Сергей Анатольевич Полевой

 

Сергей Анатольевич Полевой

Доктор технических наук, профессор департамента менеджмента Финансового университета при Правительстве РФ (г. Москва).