Вы здесь

Переход на электронные трудовые книжки: как защитить интересы работодателя в случае трудового спора?

20.10.20

Статья размещена в газете «Первая полоса» № 9 (125), октябрь 2020.


Переход на электронные трудовые книжки: как защитить интересы работодателя в случае трудового спора?

С 1 января 2020 года в России каждый работник может перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК). У работодателя возникла обязанность уведомить работника об изменениях в законодательстве, а у работника — принять решение: оставить бумажную трудовую книжку или полностью перейти на электронную. При этом обязанности писать заявление о выборе той или иной трудовой книжки у работника нет. Если он такое заявление не подал, считается, что работник пожелал оставить бумажную трудовую книжку. В связи с этим у работодателя появляются дополнительные обязанности — от внесения изменений в локальные нормативные акты (ЛНА) до надлежащего содержания информации. За невыполнение данных требований возможно привлечение к административной ответственности.

Переход на электронные трудовые книжки: как защитить интересы работодателя в случае трудового спора?

Невыдача трудовой книжки работодателем: новое в ТК РФ

В Трудовой кодекс РФ Федеральным законом № 439-ФЗ внесены поправки. Так, если раньше в соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней с момента подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку или выписку из нее, то теперь сделана оговорка — «за исключением случаев, если… трудовая книжка на работника не ведется».

Ранее невыдача трудовой книжки могла повлечь за собой, например, при увольнении взыскание с работодателя компенсации за вынужденный прогул (по причине, что без трудовой книжки работник не мог устроиться на работу). Это, конечно, не значит, что работодатель теперь не должен ничего предоставлять.

В соответствии с абз. 4 ст. 66.1 ТК РФ лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать заверенные надлежащим образом сведения о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).

Однако представляется, что, если работодатель не выполнит данную норму, это не станет основанием для взыскания с него компенсации за вынужденный прогул сотрудника. Ведь получить такие сведения в соответствии с данной нормой работник может не только у работодателя, но и в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, в Пенсионном фонде РФ, а также с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Таким образом, при устройстве на работу невыдача работодателем трудовой книжки теперь не может стать препятствием по определению и этим не получится злоупотребить.

Тем не менее ст. 66.1 ТК РФ обязывает работодателя предоставить работнику (кроме случаев, если на работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника. Это могут быть сведения на бумажном носителе (заверенные надлежащим образом или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью — при ее наличии у работодателя), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:

  • в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
  • при увольнении в день прекращения трудового договора.

Представляется, что невыдача может стать основанием для взыскания с работодателя небольшой суммы морального вреда (небольшой, потому что сложно будет обосновать высокую степень физических и нравственных страданий, связанных с неполучением такого документа).

Наказание за предоставление неверных сведений о трудовой деятельности

В случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности, представленных работодателем в Пенсионный фонд, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ. 

Впрочем, допускать внесение недостоверных данных, внесение неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника в сведения о трудовой деятельности, задерживать выдачу трудовой книжки или предоставление сведений о трудовой деятельности при увольнении работника не рекомендуется, поскольку за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность.

Конечно, в первый раз трудовая инспекция или выдаст предупреждение, или выпишет минимальный штраф (для должностного лица — от 1 до 5 тыс. руб., для юридического лица — от 30 до 50 тыс. руб.). Однако за повторные нарушения штрафы уже существенные (для должностного лица — от 10 до 20 тыс. руб., для юрлица — от 50 до 70 тыс. руб.).

Что включается в сведения о трудовой деятельности?

Теперь в соответствии с изменениями в абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК РФ при приеме на работу работник должен предоставлять трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. По тексту также везде сделана оговорка: «в случаях, если… на работника ведется трудовая книжка».

В ТК РФ после ст. 66 «Трудовая книжка» теперь следует ст. 66.1 «Сведения о трудовой деятельности». Здесь указывается на обязанность работодателя формировать и предоставлять в электронном виде, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

В сведения о трудовой деятельности включается:

  • информация о работнике;
  • даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • место работы;
  • прием, перевод, увольнение работника;
  • должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
  • вид поручаемой работы;
  • основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
  • причины прекращения трудового договора.

Все эти сведения при наличии бумажной трудовой книжки вносятся в нее и отправляются в Пенсионный фонд. Электронные трудовые книжки и отчетность создаются в программе 1С.

Сведения о награждениях, поощрениях и взысканиях вноситься не будут. Впрочем, они уже давно не вносятся и в бумажные трудовые книжки.

Сведения о трудовой деятельности вносятся те же, что и в бумажную трудовую книжку. Только относиться к этому следует более внимательно — теперь любой недочет не останется незамеченным, и за него может последовать соответствующее наказание.

Казалось бы, при заполнении сведений о трудовой деятельности нужно руководствоваться действующей Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). Однако зачастую формулировки, указанные в ней, противоречат ТК РФ, что недопустимо.

К сведениям о работнике относятся его фамилия, имя, отчество, дата рождения, профессия (специальность). Фамилию, имя и отчество указывайте полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Указывайте образование, профессию, специальность в точном соответствии с документом об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Смотрите, чтобы документы были надлежаще заверены.

В сведениях о работе указывается полное и сокращенное наименование организации.

Много ошибок обычно допускается при написании должности. Относитесь к этому тщательно. Должность должна соответствовать штатному расписанию. При ошибке изменить ее можно будет только через изменение трудовой функции, то есть, оформлением перевода, что часто проблематично. Изменить наименование должности без оснований не получится.

Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Если за время работы сотрудника наименование организации меняется, то об этом также делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», и в качестве основания указывается приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Запись об увольнении

Самая сложная и проблематичная запись — это запись об увольнении. В этом случае, руководствуясь Инструкцией, будьте особенно внимательны.

Так, Инструкция в п. 5.2 предлагает указывать «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». В то же время в соответствии с п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ основанием прекращения трудового договора является «расторжение трудового договора по инициативе работника». Таким образом, правильной формулировкой будет: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». При этом обратите внимание, что обязательно необходимо указывать не только пункт, но и часть статьи, иначе это тоже будет ошибкой и может повлечь административную ответственность.

Разные основания увольнения: как верно сформулировать запись?

Предлагаю некоторые правильные формулировки записей об увольнении по разным основаниям увольнения.

1. Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

2. Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

3. Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

4. Трудовой договор прекращен в связи с переводом работника по его просьбе на работу в (полное наименование организации, в которую переводится работник), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

5. Трудовой договор прекращен ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с изменением подведомственности организации, пункт 6 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

6. Трудовой договор прекращен ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с реорганизацией организации, пункт 6 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

7. Трудовой договор прекращен ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

8. Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

9. Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем, пункт 9 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

10. Трудовой договор прекращен в связи с нарушением установленных Трудовым кодексом правил заключения трудового договора, пункт 11 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

11. Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации.

12. Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

13. Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

14. Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

15. Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с несоответствием работника занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, пункт 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

16. Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

17. Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с прогулом, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

18. Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с появлением работника на работе в состоянии алкогольного опьянения, подпункт «б» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

19. Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с совершением по месту работы хищения чужого имущества, установленного вступившим в законную силу приговором суда, подпункт «г» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

20. Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с нарушением работником требований по охране труда, повлекшим тяжкие последствия, подпункт «д» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

21. Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные ценности, что дало основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

22. Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с однократным грубым нарушением трудовых обязанностей, пункт 10 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

23. Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с представлением работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора, пункт 11 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

24. Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с призывом работника на военную службу, пункт 1 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

25. Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда, пункт 2 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

26. Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с осуждением работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу, пункт 4 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

27. Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, пункт 5 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

28. Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

29. Трудовой договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с отменой решения суда о восстановлении работника на работе, пункт 11 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

Если какие-либо формулировки здесь не приведены, думаю, что по этим примерам Вам несложно будет их составить.

Заключение

В соответствии с новым законодательством требуется внести изменения в ЛНА. Так, нужно обязательно указать на порядок предоставления работнику соответствующих сведений по его заявлению и на обязанность работодателя уведомлять работника о выборе способа ведения. Необходимо предусмотреть журнал заявлений о переходе на электронную форму ведения трудовых книжек, а также выдачи документов по требованию под подпись. Обязательно нужно фиксировать даты — уведомления, подачи заявлений о выборе способа ведения, о выдаче документов и сведений.

В ЛНА нужно также внести изменения в порядок увольнения (об обязательной выдаче при увольнении сведений о трудовой деятельности на бумажном носителе, заверенных надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью).

 

Михаил Владимирович Давыдов - Заслуженный адвокат, член Президиума Союза адвокатов России, президент Алтайского отделения Союза адвокатов России (г. Барнаул)

 

Михаил Владимирович Давыдов,

Заслуженный адвокат, член Президиума Союза адвокатов России, президент Алтайского отделения Союза адвокатов России (г. Барнаул).