Вы здесь

Как выдать трудовую книжку сотруднику на удаленке?

25.05.18

Статья размещена в газете «Первая полоса» № 03 (098), май 2018


Как выдать трудовую книжку работнику, работающему «удаленно», и что делать с трудовой книжкой уволенного работника?

Надомные работники выполняют свою работу на дому (ст. 310 ТК РФ), а дистанционные в любом удобном им месте, которое не находится под контролем работодателя, и используют для выполнения работы и взаимодействия с работодателем информационно-телекоммуникационные сети (ст. 312.1 ТК РФ).

Все работодатели (кроме работодателей-физлиц) обязаны вести трудовые книжки на каждого работника (ст. 309 ТК РФ).

Лицо, поступающее на работу, вместе с другими обязательными документами предъявляет работодателю трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). Это правило напрямую относится к надомнику, но не является императивным для дистанционного работника. В данном случае все зависит от условий трудового договора.

 

Все работодатели (кроме работодателейфизлиц) обязаны вести трудовые книжки на каждого работника (ст. 309 ТК РФ)

 

Работодатель и работник могут предусмотреть в трудовом договоре условие о том, что сведения о дистанционной работе вноситься в трудовую книжку дистанционного работника не будут. Соответственно, если работник поступает на работу впервые, при наличии данного условия работодатель не будет обязан оформлять работнику новую трудовую книжку или ее дубликат в случае утери.

Если же в трудовом договоре такого условия нет, дистанционный работник обязан предоставить работодателю трудовую книжку лично или направить ее по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.2 ТК РФ).

Если работодатель получил от работника трудовую книжку, он обязан будет ее выдать работнику в двух случаях:
— в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (ст. 62 ТК РФ);
— при увольнении (ст. 84.1 ТК РФ).

Выдаем трудовую книжку удаленному работнику в целях обязательного социального страхования (обеспечения)

Работник может написать на имя работодателя заявление о выдаче ему оригинала трудовой книжки для осуществления его обязательного социального страхования (например, для предоставления в Пенсионный фонд РФ с целью оформления пенсии).

Работодатель обязан будет в этом случае выдать работнику его трудовую книжку не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек)). В противном случае работодателю может грозить ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (см., например, Постановление Камчатского краевого суда от 27.01.2017 по делу № 4А-1/2017).

Указанной статьей установлена также обязанность работника вернуть трудовую книжку работодателю не позднее 3 рабочих дней со дня получения ее в органе социального страхования. Однако никакой ответственности в случае, если работник
не выполнит данное требование, не установлено.

Для того чтобы избежать риска невозврата работником трудовой книжки, рекомендуем предложить работнику получить нотариально заверенную копию трудовой книжки, которая в силу закона имеет силу оригинального документа (ст. 35-38 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1).

 

Для того чтобы избежать риска невозврата работником трудовой книжки, рекомендуем предложить работнику получить нотариально заверенную копию трудовой книжки

 

Однако не все органы социального страхования идут навстречу, и работодателю все же придется выдать трудовую книжку работнику на руки.

Для таких случаев рекомендуем предусмотреть дисциплинарную ответственность работников в локальном нормативном акте (например, Правилах внутреннего трудового распорядка) и (или) трудовом договоре. В данных документах также рекомендуем предусмотреть и обязательную форму заявления для таких случаев.

В форму заявления, кроме стандартных реквизитов (наименование работодателя, должность и Ф.И.О. работника, дата, подпись, содержание документа), рекомендуем включить информацию о том, для предоставления в какой именно орган работник требует выдать ему трудовую книжку, а также формулировку о том, в какой срок работник обязуется ее вернуть.

Для надомников не установлено каких-либо особых правил подачи заявления о выдаче трудовой книжки. Ничего не сказано и о способе ее получения.

Поэтому в данном случае нужно руководствоваться общим правилом. Надомник должен предоставить заявление работодателю лично.

Работодатель может как сразу выдать трудовую книжку работнику, так и попросить его явиться в течение 3 дней. Такая ситуация возможна, если, например, в организации отсутствует работник, ответственный за трудо
вые книжки либо если в штате очень много работников.

Если же трудовая книжка понадобилась дистанционному работнику, он также подает работодателю заявление (ст. 62, 312.1 ТК РФ). Для этого работник может воспользоваться несколькими способами.

Работник может лично явиться по месту нахождения работодателя и подать заявление.

В этом случае можно выдать трудовую книжку дистанционному работнику как лично, так и направить по почте заказным письмом с уведомлением.

Условие об отправке по почте должно быть указано в заявлении работника, поскольку отправка трудовой книжки данным способом может быть произведена только с согласия работника (ст. 312.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

 

Условие об отправке по почте должно быть указано в заявлении работника, поскольку отправка трудовой книжки может быть произведена только с согласия работника

 

Далее, если стороны трудового договора осуществляют взаимодействие путем обмена электронными документами, работник направляет работодателю заявление в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (ст. 312.1, 312.2 ТК РФ). Если условиями трудового договора не предусмотрен обмен документами в форме электронного документооборота, работник направляет работодателю заявление о выдаче трудовой книжки по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).

Получив заявление работника электронным способом либо по почте, работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня его подачи обязан направить дистанционному работнику трудовую книжку по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).

Нет препятствий и к выдаче трудовой книжки работнику лично, если он может явиться по месту нахождения работодателя. При этом с целью снижения рисков рекомендуем попросить работника написать (принести с собой) заявление, написанное от руки. Особенно если заявление не было подписано усиленной квалифицированной электронной подписью.

Также нужно помнить и об обязанности работодателя подтвердить получение электронного заявления от работника в срок, указанный в трудовом договоре (ст. 312.1 ТК РФ).

 

Выдаем трудовую книжку удаленному работнику при увольнении 

Трудовая книжка при увольнении должна быть выдана работнику в день увольнения. При выдаче трудовой книжки в нее должны быть внесены все сведения о работе и запись об увольнении работника в точном соответствии с формулировками ТК РФ (ст. 84.1 ТК РФ). Если в трудовую книжку будет внесена неправильная или не соответствующая законодательству формулировка причины увольнения, которая помешает работнику устроиться на работу, работодатель несет риск материальной ответственности по ст. 234 ТК РФ.

 

Трудовая книжка при увольнении должна быть выдана работнику в день увольнения

 

Надомнику трудовая книжка выдается в общем порядке:
— работник является по месту нахождения работодателя;
— проставляет подпись об ознакомлении с приказом об увольнении;
— расписывается в личной карточке Т-2;
— проставляет в трудовой книжке подпись об ознакомлении с записями, содержащимися в ней;
— получает трудовую книжку;
— расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

При явке дистанционного работника по месту нахождения работодателя трудовая книжка может быть выдана в общем порядке и ему.

Однако чаще всего дистанционные работники не являются за получением трудовой книжки. За получением трудовой книжки могут не явиться также и надомники.

В этом случае работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ). Без такого согласия работодатель не имеет права отправлять документ работнику почтой (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Чтобы иметь доказательство того, что работник согласился получить трудовую книжку по почте, нужно призвать его написать заявление с просьбой об отправке документа данным способом. Рекомендуем также, чтобы в заявлении был указан адрес, по которому работник желает получить трудовую книжку.

 

Согласие работника должно быть получено в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью

 

Что касается дистанционных работников, то, поскольку работодатель обязан выслать дистанционному работнику бумажный вариант приказа об увольнении (ст. 312.5 ТК РФ), отправку трудовой книжки при увольнении по почте можно предусмотреть трудовым договором. Также  рекомендуем, тем более для данного случая, предусмотреть трудовым договором адрес для обмена корреспонденцией (в том числе для отправки трудовой книжки).

Попросить работника написать и прислать такое заявление можно заранее, например в день, когда работодатель узнал об увольнении работника. Тогда будет возможным точно соблюсти требование законодательства и отправить трудовую книжку работнику в день увольнения. Предложение о согласии на отправку трудовой книжки почтой нужно направить работнику либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, либо почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Предложение нужно зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции.

Согласие работника должно быть получено также либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, либо почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Отправлять оригинал трудовой книжки рекомендуем не только заказным письмом с уведомлением, но и с описью вложения. Тогда работодателю не составит труда доказать, какие именно документы были направлены работнику. Факт отправки трудовой книжки нужно также зафиксировать в журнале исходящей корреспонденции.

В силу обязанности работодателя в день увольнения ознакомить работника под подпись с приказом об увольнении, записями, содержащимися в трудовой книжке, а также получения подписи работника в личной карточке Т-2, работодателю нужно сделать это путем обмена электронными документами (ст. 312.1, 312.5 ТК РФ). Распечатки подписанных электронных документов рекомендуем хранить в личном деле уволенного работника, а также приложить к оригиналам документов, хранящимся у работодателя. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в поле 12 «Дата выдачи трудовой книжки» нужно указать дату и номер отправления, которым была направлена трудовая книжка, идентификационный номер отправления, а также реквизиты вернувшегося уведомления о вручении. В графе 13 книги ответственное за трудовые книжки лицо проставляет свою подпись и расшифровку подписи.

Если в день увольнения работник не получил свою трудовую книжку либо она ему не была выслана, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ). С этого дня работодатель не несет ответ ственности за задержку трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Уведомление рекомендуем направлять заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

Важно успеть направить такое уведомление в день увольнения, иначе работодатель несет риск выплаты работнику среднего заработка. В этом случае работодатель будет виноват в задержке выдачи трудовой книжки при увольнении работника (ст. 165 ТК РФ) и будет нести материальную ответственность в форме обязанности возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки (ст. 234 ТК РФ). Уведомление рекомендуем направить по всем известным адресам местонахождения работника.

Если работодатель не успеетв день увольнения работниканаправить ему уведомление о необходимости получить трудовую книжку, в случае обращения работника в суд изменится и день увольнения, которым будет считаться в этом случае день выдачи трудовой книжки (см., например, Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 14.02.2017 по делу № 2-2379/2016). Кроме того, в данном случае есть риск понести административное наказание по ст. 5.27 ТК РФ.

 

Если в день увольнения работник не получил свою трудовую книжку либо она ему не была выслана, работодатель обязан направить работнику уведомление

 

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в поле 12 «Дата выдачи трудовой книжки» нужно указать дату и номер уведомления, идентификационный номер отправления, а также реквизиты вернувшегося уведомления о вручении. В графе 13 книги ответственное за трудовые книжки лицо проставляет свою подпись и расшифровку подписи.

Если работник при увольнении не получил трудовую книжку либо она ему не высылалась, данный документ хранится у работодателя до востребования (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Когда работник изъявит желание получить не полученную при увольнении трудовую книжку, ему нужно будет подать работодателю заявление об этом, а работодатель обязан выдать ее не позднее 3 рабочих дней со дня обращения (ст. 84.1 ТК РФ). Способы выдачи аналогичны способам, указанным в статье ранее.

 

Егорова О.В.   

Снежкина Татьяна Сергеевна,

Юрист по трудовому праву

 


Внимание! Использование любых материалов издания возможно только с письменного разрешения редакции. При копировании ссылка на газету «Первая полоса» обязательна.