Правовые аспекты использования личного автомобиля работника

Согласно ст. 188 Трудового Кодекса Российской Федерации, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного имущества работника и (или) возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Документальное оформление

Для оформления использования личного автомобиля работника необходимо собрать следующие документы:

• согласие и заявление работника. Использовать транспорт работника в служебных целях разрешается только с его согласия. При его согласии необходимо получить заявление о согласии использовать свой автомобиль в таких целях;

• трудовой договор, в котором прописаны условия и компенсации использования автомобиля или дополнительное соглашение к трудовому договору с этими условиями;

• приказ о разрешении использования автомобиля. Приказ должен быть издан работодателем и содержать информацию о целях использования автомобиля, порядке его использования и размере компенсации;

• путевые листы. Если работник на личном автомобиле перевозит пассажиров и грузы для нужд организации или ИП необходимо оформлять путевые листы. (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390, ч. 2 ст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Под перевозками для собственных нужд компании понимают перемещение лиц, кроме водителя, материальных объектов автобусами или грузовыми автомобилями без договоров перевозки (п. 2 ст. 20 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ).

В путевых листах должны быть указаны следующие данные:

• дата и время выезда и возвращения;

• маршрут следования;

• цель поездки;

• показания спидометра.

Если работник не использует свою машину для перевозок людей или материальных ценностей для организации, путевые листы оформлять не потребуется (Постановление ФАС Центрального округа от 10.04.2006 № А48-6436/05-8), а служебный характер поездок подтверждается другими документами, например, приказами, актами и т. д.

Медосмотр и психосвидетельствование

Чтобы понять, потребуются ли медосмотр и психосвидетельствование работнику, необходимо проверить несколько параметров.

Если транспортное средство:

• является личным автомобилем работника;

• не находится на балансе работодателя;

• работодатель не контролирует начало-окончание работы автомобиля и эти действия происходят не на территории организации.

Работник не осуществляет трудовую функцию в должности водителя и в инструкциях по охране труда не отражены требования охраны труда для водителя.

Работник использует транспорт в служебных целях по своему усмотрению, а не по заданию работодателя.

Если на все пункты ответы положительны, проводить медосмотр и психосвидетельствование не требуется. Также не требуется обеспечивать работника СИЗ для водителя, инструктировать его по инструкциям по охране труда для водителей (включая БДД), проводить СОУТ для рабочего места водителя. Он является водителем личного авто, имеет удостоверения и обязан соблюдать ПДД.

Трудовой договор или дополнительное соглашение

1. Цель использования автомобиля.

В этом пункте необходимо прописать для каких целей будет использоваться автомобиль. Это может быть перевозка сотрудников, доставка документов, выезд на встречи и т. д.

• кто будет управлять автомобилем (сам или по доверенности);

• в какие часы он будет использоваться;

• какие документы должны быть оформлены при использовании автомобиля и т. д.

Пример формулировки:

«Работник обязан:

1. предоставить копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);

2. предоставить копию доверенности (если управляет автомобилем по доверенности);

3. регулярно проводить диагностику транспортного средства, если оно эксплуатируется в служебных целях, во избежание его частого ремонта;

4. вести журнал поездок (транспортный журнал), в котором фиксируются все поездки, а именно:

• маршруты,

• время отъезда и время прибытия как в пункт назначения, так и в организацию».

Размер компенсации.

Здесь необходимо указать размер компенсационной выплаты за использование автомобиля и этот размер устанавливается в виде фиксированной суммы.

Для установления компенсации потребуется издать приказ о ее назначении, и он будет использоваться для начисления и возмещения расходов работнику. (письмо Минфина от 05.12.2012 № 03-03-06/1/629)

Пример формулировки для трудового договора или соглашения:

«Работодатель обязуется оплачивать сотруднику все транспортные расходы, возникшие у сотрудника в результате поездок по поручениям работодателя, а именно:

• диагностика автомобиля;

• ГСМ;

• ремонт;

• техническое обслуживание;

• расходы на бензин.

Водитель в подтверждение своих транспортных расходов обязан представить работодателю квитанции, чеки, другие документы с обязательным указанием суммы и даты произведенных расходов»

Пример приказа:

«Приказ №___

«___» _______ 20__ г.

об установлении размера и выплате компенсации за использование личного легкового автомобиля в служебных целях

В связи с тем, что работа [должность, ФИО работника] по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с его должностными обязанностями, для этих целей используется личный легковой автомобиль марки [марка (модель) автомобиля в соответствии с ПТС] с рабочим объемом двигателя [объем] куб. см.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Ежемесячно начиная с [дата] выплачивать [Ф. И. О. и должность работника] компенсацию за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок по нормам, предусмотренным законодательством Российской Федерации, установленным для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя [объем] куб. см в размере [сумма цифрами и прописью] рублей в месяц.

Основание:

Заявление [ФИО работника] от [дата]

Директор [подпись] [ФИО директора]»

Порядок выплаты компенсации.

В соглашении необходимо указать, как будет выплачиваться компенсация: ежемесячно, ежеквартально или по окончании срока использования автомобиля.

Ответственность сторон.

Необходимо предусмотреть меры ответственности за неисполнение обязательств сторонами.

Налоговый учёт

В целях налогового учёта расходы на компенсацию работнику за использование личного автомобиля в служебных целях учитываются в пределах норм, установленных Постановлением № 92.