Статья размещена в газете «Первая полоса» № 2 (151), март 2023

На рынке труда мы уже не первый месяц наблюдаем кардинальные перемены. Частичная мобилизация, санкции, отъезд сотрудников, трансформация экономики вынуждают нас раз за разом пересматривать свою кадровую политику. Новые способы привлечения одновременно требуют более ответственного подхода как к самому процессу привлечения специалистов,          так и к их оформлению.

И работнику по кадрам, и руководителю организации важно разбираться в происходящих нововведениях для своевременной корректировки работы в этом направлении.

На первый взгляд требования по приему на работу находятся все в тех же рамках Трудового кодекса РФ. Только вот справок и дополнительных условий      с каждым днем требуется все больше. Ваш кадровик паникует и тормозит работу. Почему так происходит и какие сценарии уже не работают? Что важно учесть в самом начале работы с соискателем, чтобы нужный специалист был оформлен надлежащим образом?

Уже на этапе формирования вакансии и условий подбора можно определиться    со всеми требованиями к соискателю, включая его категорию, квалификацию, местонахождение и гражданство.

Независимо от вида трудового договора (срочный или заключенный на неопределенный срок), работодатель обязан соблюдать все процедуры оформления первоначального пакета документов, который обеспечит ему достоверность отчетности и начисления заработной платы.

Наш привычный обязательный перечень документов существенно не изменился и требует, чтобы новый работник предъявил:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР (совместители предъявляют копию данных документов для подтверждения опыта и стажа);

• уведомление о регистрации в системе индивидуального персонифицированного учета или страховое свидетельство, или карточку СНИЛС;

• военный билет, временное удостоверение военнообязанного или приписное свидетельство (условие действует для военнообязанных граждан и лиц, которые подлежат призыву на военную службу (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

Без первого пункта не обойтись, а вот других может и не быть.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, то место работы у вас будет первой записью в его электронной трудовой книжке.

В этом же случае вы как работодатель вправе предоставить сведения для регистрации такого лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета в территориальный орган СФР (абз. 4 ч. 1 ст. 65 ТК РФ, ч. 4 ст. 65 ТК РФ, п. 2, 3 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ст. 7 Федерального закона от 01.04.2019 № 48-ФЗ).

Что касается военного билета, то при отсутствии воинской обязанности данный документ гражданину не выдается.

К воинскому учету в настоящее время повышено внимание со стороны государства. Госдума уже рассматривает новый законопроект о мерах ответственности как работодателя, так и сотрудника, который состоит на воинском учете или уклоняется от него.

Данный вопрос требует весьма взвешенного и ответственного подхода в части оформления и ведения воинского учета в целом.

При подборе персонала важно оценить способность соискателя выполнить на должном уровне порученную работу. В основном мы ориентируемся на образование и опыт работы.

Если сотрудник устраивается на работу, требующую подтверждения квалификации в силу ст. 65 ТК РФ, то он предъявляет:

• документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;

• водительское удостоверение (касается водителей);

• сертификат специалиста при приеме на работу до 2021 года (касается медицинских работников);

• свидетельство об аккредитации специалиста (касается медицинских работников) (ч. 1 ст. 69 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ,       ч. 2 ст. 100 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ).

Требования к образованию на законодательном уровне предъявляются и к другим профессиям, например, к педагогам.

Однако и сам работодатель может прописать в своих внутренних локальных актах необходимые требования. В таком случае предъявление документов об образовании будет законным.

Обращаем внимание, что для разных специальностей может быть достаточно прохождения курсов, аттестации или сертификации, что подтверждают соответствующие документы.

К ограничительным документам относят разного рода справки и сведения. Перечень таких сведений утвержден законодательством (ст. 65 ТК РФ):

• справка о наличии (отсутствии) судимости или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования;

• сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера (своих, супруги (супруга), несовершеннолетних детей);

• справка из реестра дисквалифицированных лиц в ФНС об отсутствии в нем сведений о дисквалификации;

• справка о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за употребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ.

В целях защиты здоровья граждан и охраны труда законом также предусмотрено предоставление медицинских справок, а именно:

• справки о характере и условиях труда по основному месту работы (для совместителей, которые будут работать во вредных условиях труда);

• медицинского заключения об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

• медицинского заключения для поступления на работу, при выполнении которой проводят обязательные медицинские осмотры работников;

• справки МСЭ и ИПР инвалида (для инвалидов);

• медицинской книжки (подп. 1.1 п. 1 Приказа Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402).

Нужно отметить, что зачастую визуально невозможно определить наличие инвалидности, а сотрудник не сообщает о данном факте.

Можем порекомендовать при приеме на работу озвучивать кандидату необходимость предоставления достоверной информации о себе. Это позволит предоставить ему все положенные привилегии, правильно рассчитать и выплатить больничный, а работодатель на законных основаниях снизит налоговую нагрузку.

Не так часто мы принимаем на работу несовершеннолетних граждан. Однако данная категория сотрудников требует особо тщательного оформления и соблюдения определенных условий.

В комплекте документов при приеме на работу кроме обозначенных обязательно должны быть:

• письменное согласие одного из родителей или попечителя на заключение трудового договора с лицом младше 15 лет;

• разрешение или письменное согласие органа опеки и попечительства на заключение трудового договора с лицом младше 14 и 15 лет соответственно;

• справка о прохождении медосмотра по форме 086/у. Направление выдает работодатель (ч. 3, 4 ст. 63 ТК РФ, ч. 5 ст. 348.8 ТК РФ).

• При достижении подростком возраста 14 лет работу возможно предоставить в случае соблюдения требований закона (ч. 3 ст. 63 ТК РФ):

• подростком уже получено общее образование либо процесс обучения продолжается и не нарушается (работа осуществляется в свободное от учебы время);

• условия трудового договора предусматривают легкий труд, при котором исключается вред здоровью;

• ребенок, не достигший 14 лет, может участвовать в кинематографических, театральных, цирковых, спортивных мероприятиях. При этом договор подписывается от имени ребенка его родителем или опекуном (ч. 4 ст. 63 ТК РФ, ч. 5 ст. 348.8 ТК РФ).

Стоит отметить, что в настоящее время на законодательном уровне закреплены правовые основы ведения большинства кадровых документов в электронном виде.

Активно нарабатывается практика по данному вопросу.

Это относится как к удаленным сотрудникам, так и в целом к организации кадрового делопроизводства на предприятиях.

Частично изменения уже вступили в силу с 1 сентября 2022 года, в частности это затронуло правила работы с персональными данными при ведении кадрового ЭДО.

А новый пакет изменений начнет действовать уже с 1 марта 2023 года.

Организация должна разработать и утвердить свой локальный нормативный акт о переходе на КЭДО.

Желательно разработать четкий алгоритм перехода, обеспечить получение согласия работника и порядок взаимодействия с учетом установленных сроков уведомления и подписания соответствующих документов.

Сегодня большое внимание уделяется также оформлению ЭЦП и обеспечению ее конфиденциальности при оформлении электронных трудовых договоров.

Актуальным данный вопрос становится в том числе в связи с развитием дистанционного трудоустройства.

Ряд важных моментов при работе с категорией удаленных сотрудников.

• Дистанционный работник может не предоставлять трудовую книжку. Это решение отражается в трудовом договоре с ним. Если такая договоренность отсутствует, дистанционный работник предъявляет трудовую книжку или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 6-7 ст. 312.2 ТК РФ).

• Электронный трудовой договор требует особо тщательной проработки в части защиты интересов компании. Укажите все особые условия работы: неполное рабочее время, ненормированный рабочий день, совместительство, районный коэффициент.

• Учтите все ограничения использования дистанционного труда, нормативно-правовое регулирование, трудовые, налоговые аспекты при дистанционном труде граждан, находящихся за пределами РФ.

Особое место в настоящее время уделяется миграции иностранных граждан. Правительство ужесточило меры контроля при приеме на работу.

Обратите внимание на следующие моменты:

• введены новые ограничения по видам деятельности;

• утверждены новые формы и порядок уведомления о заключении и расторжении трудовых договоров с иностранными гражданами;

• изменился порядок постановки иностранцев на миграционный учет;

• в настоящее время ведется большая работа по созданию единой базы цифровых профилей иностранцев, пребывающих в стране;

• вводится обязательная электронная регистрация мигрантов, выдача электронных патентов;

• регистрация в специальных реестрах обязательна в том числе и для трудоустраивающих их работодателей.

Трудовой договор должен содержать в себе следующую информацию и учитывать новые требования.

• Проверьте перечень требуемых документов, необходимых для заключения трудового договора в вашем конкретном случае.

• Учтите возраст, с которого иностранный гражданин вправе осуществлять трудовую деятельность на территории РФ.

• Пропишите срок трудового договора с учетом разрешенных сроков временного пребывания иностранцев на территории РФ.

• Учтите запрет на выплату иностранным работникам зарплаты из кассы.

• Учтите порядок оформления беженцев на работу в 2023 году при составлении трудового договора.

• Учтите особенности трудовых отношений и порядок трудоустройства граждан Украины и новых территорий.

Елена Фесенко  Руководитель аусорсинговой компании,   действующий главный бухгалтер,   ведущий специалист в области восстановления   бухгалтерского и налогового учета,   преподаватель (Белгород).