Статья размещена в газете «Первая полоса» № 5 (121), июнь 2020.

Руководитель организует свою деятельность и деятельность всего предприятия в режиме многозадачности и в условиях ограниченности времени.

Чтобы выполнять свои обязанности эффективно, необходимо обладать такими навыками как быстродействие, гибкость, высокая работоспособность. Даже владея ими, руководитель не сможет быть успешным без грамотного управления собственным временем.

Тайм-менеджмент для руководителей

Инструменты тайм-менеджмента

В современном динамичном мире, чтобы быть успешным, руководителю необходимо знать, как эффективно использовать самый ценный ресурс — время. Преимуществом будет обладать тот руководитель, который за более короткий отрезок времени выполнит наибольшее количество заданий. В данной ситуации не обойтись без использования инструментов тайм-менеджмента.

1. Планирование рабочего дня

Составление списка дел на основе жестко-гибкого планирования. При этом «гибкие» задачи расставляются в соответствии с приоритетностью. Применяется для:

1. оптимизации всех видов затрат;

2. координации деятельности;

3. готовности к реагированию на изменения внешней обстановки;

4. предвидения событий с целью снижения риска и необоснованных потерь.

2. Учет рабочего времени

Учет рабочего времени посредством хронометража с последующим анализом полученной информации. Применяется для:

1. выявления помех в работе (хронофагов);

2. разработки технологий борьбы с поглотителями времени;

3. выявления и изучения приемов и методов труда;

4. совершенствования организации трудового процесса на рабочем месте.

3. Управление рабочей нагрузкой

Совмещение рабочей нагрузки с отдыхом. Используется для достижения наиболее оптимального соотношения между отдыхом и работой.

4. Дробление объемного задания

Разделение одного задания на более мелкие части. Используется для борьбы с постоянным откладыванием дел и рационального распределения времени.

5. Постановка целей

Составление жизненных планов в ключевых областях: работа, семья, здоровье, отдых, хобби. Применяется для совмещения векторов интересов компании и собственных целей.

Планирование рабочего дня

Как заметили специалисты в области тайм-менеджмента, руководители, которые отводят 20 минут на планирование рабочего дня утром, экономят до двух часов рабочего времени ежедневно.

Целесообразно проводить планирование за 10–20 минут перед началом рабочего дня. Планирование осуществляется составлением нескольких списков задач.

Список «жестких» дел состоит из задач, которые должны выполняться в конкретные часы. Задачи подобного рода составляются не строго друг за другом, а с временным интервалом. Иногда партнер или клиент может опоздать, встреча затянется, а задержка приведет к смещению всего плана в целом.

Помимо списка с «жесткими» задачами составляется список «гибких» задач. Они не привязаны к определенному времени и не фиксируются в сетке часов. Задачи из «гибкого» списка выполняются тогда, когда нет «жестких» дел.

Автор многих книг в области управления временем Брайан Трейси отмечал: «Обычный человек, не обладающий особенными талантами, но сумевший выработать привычку четко расставлять приоритеты и быстро справляться с важными задачами, может дать сто очков вперед гению, который много разглагольствует, строит выдающиеся планы, но немногое заканчивает».

План дня, включающий в себя большие задачи, составляется с временным запасом для непредвиденных обстоятельств. Если же необходимо выполнить отчет за четко отведенные 2 часа, то создаются условия для того, чтобы в это время ничем иным не заниматься.

Если у руководителя есть секретарь, то не отвлекаться достаточно просто. Если секретаря нет, применяется автоответчик на телефоне, а также доносится информация до сотрудников, что, например, с 12:00 до 14:00, руководитель занят.

Естественно, каждый день руководитель не может сообщать всем сотрудникам о своих намерениях, в таком случае используется метод «красного флажка», который можно считать частью корпоративной культуры организации в сфере тайм-менеджмента, так как он затрагивает командные договоренности. Суть: руководитель договаривается с коллегами о том, что пока на его рабочем столе стоит красный флажок (открытка, значок и т. д.), то отвлекать управляющего не стоит. Однако злоупотребление данной техникой может привести к пагубным последствиям, поэтому существует некоторый лимит использования. Например, флажок применяется только один раз в день в течение не более двух часов.

Стоит упомянуть, что жестко-гибкое планирование и другие инструменты тайм-менеджмента для руководителя рассчитываются только для 60%, максимум — 70% рабочего времени. Так как ежедневно появляются внезапные задачи, требующие срочного решения, для этого и понадобятся оставшиеся 30–40% времени. Если же расписывать 100% рабочего времени, план не будет реалистичным.

Учет рабочего времени

Когда руководитель весь день выполняет различные задачи и в конце рабочего дня все равно находит несколько невыполненных дел, то применяется такой инструмент, как хронометраж. В конце дня проводится анализ полученных данных, выявляются помехи в работе («поглотители времени», или хронофаги).

Базовый метод борьбы с хронофагами — объединение заданий в блоки и нормирование времени на текущие дела. Например, выполнять работы с электронной почтой только дважды в день по часу. Также вместо одного звонка проделывается сразу серия телефонных звонков. Большинство инструментов направлено на то, чтобы руководитель выполнял одну большую задачу и не отвлекался на единичные мелкие дела.

Важным резервом времени являются ожидания — в пробках, в аэропорте, на вокзале и т. п. Даже процесс ожидания можно оптимизировать и использовать время — например, на разговоры по телефону, прослушивание аудиокниг, размышления с использованием диктофона. Оригинальные замеченные решения, новые идеи и поручения сотрудникам записываются на диктофон.

Правила эффективного отдыха

Некоторые сотрудники, в том числе и управленцы, имеют привычку засиживаться на рабочем месте до вечера. Руководитель не задумывается о том, что усталость обладает накопительным свойством и через некоторое время последствия такого поведения дадут о себе знать в виде болезни или снижения эффективности.

Существуют правила эффективного отдыха.

1. Отдых должен быть регулярным. Например, после одного часа работы идет пять минут отдыха.

2. Отдых должен предполагать максимальное переключение. Например, подготовка отчета чередуется с мелкой гимнастикой. Если у руководителя в основном сидячая работа, то можно встать из-за стола, потянуться, подойти к окну, сделать разминку для глаз. Еще эффективнее полная смена обстановки — на 5–10 минут, например, выйти и пройтись вокруг здания.

Дробление объемных задач: метод «слона» и «швейцарского сыра»

У каждого руководителя есть большие дела, такие как разработка стратегии развития компании на следующий год или создание новой системы премирования персонала. Нередко подобного рода задачи откладываются изо дня в день. Они обладают «инвестиционным» характером, т. е. работают на перспективу.

Такие задачи называют «слонами» из-за их объемности, а также потому что их невозможно «съесть» за один раз. Однако они требуют ежедневного внимания и маленьких шагов. Маленький шаг называется «бифштексом», то есть руководитель «разрезает слона на части» — выделяет порции работы, которые можно включить в план дня.

Например, если «слон» — создание новой системы премирования персонала, то «бифштекс» — изучение зарубежного опыта по этой теме. Ежедневно выполняя части большой задачи, можно заметить, что «слон» становится все меньше и меньше и успешно «съедается».

Существует еще одна разновидность дробления объемной задачи — метод «швейцарского сыра»: выполнение проекта в произвольном порядке, а не в логическом, что дает возможность начать с более интересных задач.

Постановка целей

В российском сообществе тайм-менеджмент определяется как технология, которая позволяет невозобновимое время жизни использовать в соответствии с личными ценностями и интересами.

В процессе постановки целей руководитель рассматривает собственную жизнь с точки зрения ключевых областей. К ним относится семья, работа, здоровье, друзья, хобби, отдых и т. д. На листе бумаги записываются цели на ближайший год в отношении каждой ключевой области. Цели конкретизируются и указываются реальные сроки их достижения. Если этот лист будет лежать в ежедневнике или в ящике стола, в который руководитель заглядывает ежедневно, — то список будет служить напоминанием о собственных стратегических целях.

Несмотря на то, что все люди обладают одинаковым количеством временных ресурсов, не всем удается достигать поставленных задач. Источников подобной ситуации множество, но один из них — это нехватка времени. О причинах дефицита времени читайте продолжение статьи в следующем выпуске «Первой полосы».

Валентина Николаевна Пуляева, к.э.н., доцент кафедры «Управление персоналом и психология», член Совета молодых ученых Финансового университета при Правительстве РФ (г. Москва).