Статья размещена в газете «Первая полоса» № 4 (131), мая 2021.

Все удержания из начисленной заработной платы работника условно можно разделить на три большие группы: обязательные, по инициативе администрации компании, по инициативе самого работника. Разберем более подробно каждую из них.

Обязательные удержания

Эти удержания производятся согласно законам и нормативно-правовым актам РФ.

В данной позиции организация, источник дохода, выступает в роли посредника между физическим лицом и государством, которое, в свою очередь, наделило организацию полномочиями исчислить с определенного дохода работника причитающийся государству либо иному лицу процент, вовремя его удержать и перечислить в казну.

К обязательным удержаниям относятся:

• Налог на доходы с физических лиц (НДФЛ). — гл. 23 НК РФ
• Удержания по исполнительным документам. Это исполнительные листы, выданные судами, судебные приказы, нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов, постановления судебных приставов-исполнителей.

Порядок обязательных удержаний необходимо осуществлять в последовательности, строго определенной законом. То есть после того, как в пользу работника произведены все необходимые начисления, в первую очередь необходимо исчислить и удержать получившуюся сумму НДФЛ и только потом приступить к расчету суммы по исполнительным документам.

Рассмотрим на примере: работник ООО «Мир» Семен Семенович имеет ребенка, которому ежемесячно по решению суда, обязан платить алименты в размере 25% своих доходов. Его зарплата равна 22 тыс. руб. Кроме того, в том месяце, который возьмем для примера, ему выдали премию в размере 4 тыс. руб. Стандартных вычетов ему не полагалось, так как его совокупный доход с начала года превысил положенные государством 350 тыс. руб.

В бухгалтерском учете ООО «Мир» будут сделаны следующие записи:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70

26 000 руб. (22 000 руб. + 4 000 руб.) — начислена заработная плата и премия Семену Семеновичу;

Сумма НДФЛ, удержанная с полученного дохода, будет рассчитана как:

(22 000 руб. + 4 000 руб.) х 13% = 3 380 руб. — исчислен НДФЛ

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

Сумма доходов, с которой будут удерживаться алименты, составит:

(22 000 руб. + 4 000 руб.) – 3 380 руб. = 22 620 руб.

Сумма алиментов, которая будет удержана из доходов, будет равна:

22 620 руб. х 25% = 5 655 руб.

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по исполнительным листам»

= 5 655 руб. — удержаны алименты по исполнительному листу;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50,51

= 16 965 руб. (26 000 руб. – 3 380 руб. – 5 655 руб.) – выданы заработная плата и премия;

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по исполнительным листам» КРЕДИТ 51

= 5 655 руб. – перечислены алименты.

Исполнительный лист — это документ, выданный судом на основании принятого им решения. В нем указывается причина и размер удержаний. Поэтому если организация производит удержание на основании исполнительного листа, то приказ руководителя и согласие работника на данное действие не требуется.

(!) Обращаю внимание: когда исполнительный лист поступает в организацию, его необходимо зарегистрировать в специальном журнале и хранить как бланк строгой отчетности. Если вам предъявили оригинал исполнительного листа и не собираются его отдавать, необходимо снять копию и заверить по всем правилам делопроизводства.

Также организация должна сообщить о поступлении исполнительного листа человеку, в пользу которого происходит удержание, и судебному исполнителю. Для этого в произвольной форме нужно составить два письма — в суд (или судебному приставу) и взыскателю.

Если работник, у которого организация удерживает часть заработной платы в пользу взыскателя, увольняется в середине месяца, на исполнительном листе следует указать, сколько с него уже было удержано и сколько еще нет. Эти отметки необходимо заверить печатью организации и в течение трех дней после увольнения работника передать в суд по его новому месту работы либо судебным приставам по месту жительства бывшего работника. Также необходимо сообщить взыскателю и судебному исполнителю о том, что работник уволен.

Удержания по инициативе администрации компании

Удержания из заработной платы работника по инициативе работодателя могут производиться в строго определенных случаях и только с письменного согласия работника.

Это могут быть суммы (ст. 137 ТК РФ):

• неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
• для погашения неизрасходованного и своевременно невозвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность;
• удержания сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок;
• удержания при увольнение работника в случае, если он увольняется до окончании того года, в счет которого уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск;
• удержания для возмещения ущерба, причиненного работником работодателю.

При этом необходимо соблюдать правила:

• Решение об удержании работодатель принимает не позднее одного месяца со дня совершения ситуации.
• Работник не оспаривает размер и основания удержаний.
• Общий размер удержания не может превышать 20% при каждой выплате (ст. 138 ТК РФ).

Последовательно разберем, как правильно производить удержания по инициативе работодателя.

Удерживаем суммы неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы

Согласно ст. 136 ТК РФ заработная плата работникам должна выплачиваться не реже, чем каждые полмесяца, в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором.

Изначально, когда законодатель вводил данную норму в ТК РФ, он предполагал, что при определении суммы аванса работодателем будет учитываться фактически отработанное работником время (Письмо Роструда от 08.09.2006 № 1557-6).

Однако сложившаяся практика показывает, что работодатель выплачивает заработную плату за первую половину месяца в фиксированной сумме, называя ее авансом. Как правило, работодатель в правилах внутреннего трудового распорядка закрепляет, что заработная плата за первую половину месяца выплачивается в фиксированном размере — 40% (50%) от оклада, независимо от фактически отработанного времени.

Следовательно, если после получения такого аванса работник решит уволиться, у него получится переплата, так как он еще не отработал положенное время, а оплату уже получил.

В этом случае для правомерного удержания работодателю необходимо издать соответствующее распоряжение не позднее одного месяца с даты выплаты такого аванса, а также получить письменное согласие работника (ст. 137 НК РФ) на такое удержание.

Удержания для погашения неизрасходованного и своевременно невозвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность

Согласно ст. 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилого помещения;
• суточные.

Денежные средства на командировочные расходы выдаются работнику заранее, перед его отбытием в командировку, соответственно, авансом и под отчет.

Если в период командировки работник (подотчетное лицо) выданные ему денежные средства (аванс) израсходовал не полностью, а остаток в организацию не вернул, то работодатель вправе произвести удержания из заработной платы работника сумм, не подтвержденных авансовым отчетом.

Свое решение работодатель оформляет письменно в форме приказа в произвольной форме. При этом работник должен так же в письменной форме дать свое согласие на удержание.

Удержания излишне выплаченных работнику сумм вследствие счетных ошибок

Ни в одной норме закона вы не найдете определение счетной ошибки.

Исходя из общепринятого понимания данного понятия, к счетным ошибкам принято относить следующие случаи:

• если начисленные в пользу работника суммы выплачены ему дважды;
• если работнику начислены суммы излишне. Например, ошибся бухгалтер и рассчитал зарплату по более высокой тарифной ставке или премию начислил больше, чем указанно в приказе;
• если ошибка закралась в табель учета рабочего времени, в результате чего работнику были завышены начисления.

Все вышеперечисленные случаи произошли по вине того, кто вносил данные в соответствующие документы, на основании которых производились расчеты с работником. Следовательно, как утверждает закон, и вина за данные ошибки лежит на том, кто их совершил.

Согласно ст. 137 ТК РФ работодателю необходимо принять решение об удержании из зарплаты работника излишне начисленных и перечисленных сумм не позднее одного месяца со дня неправильного исчисления и выплаты (крайняя из дат и будет началом отсчета месячного срока).

Здесь есть очень тонкий и важный момент, трактуемый в законе как «если работник не оспаривает оснований и размер удержаний».

Следовательно, если только работник выскажет свое недовольство, то даже письменное распоряжение руководителя не может стать основанием для перерасчета, так как необходимо еще и письменное согласие работника для совершения операции удержания.

На практике чаще всего с работника не берут никаких письменных документов, но это до первой проверки. Есть закон, нормы которого мы все должны соблюдать.

Удержания при увольнении работника в случае, если он увольняется до окончания того года, в счет которого уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск

Ежегодный оплачиваемый отпуск работнику в количестве 28 календарных дней работодатель обязан предоставлять ежегодно. Согласно ТК РФ работник имеет право на отпуск в количестве 14 календарных дней после того, как отработал полгода у работодателя после устройства на работу.

По договоренности и по обоюдному согласию после полугодового срока работы работник может пойти в отпуск на все 28 дней, нормы законодательства, запрещающей это, нет.

Если в течение года работник решит уволиться, то получается, что две недели отпуска он отдыхал авансом. Соответственно, необходимо произвести удержания за использованные, но не отработанные ко дню увольнения дни отпуска (начисленные и выплаченные отпускные выплаты).

В ТК РФ есть ряд оснований, по которым нельзя производить удержания:

• ликвидация или сокращение штата (пп. 1, 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• отказ работника от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральным законом или нормативными актами РФ, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
• смена собственника организации (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• призыв работника на военную службу или направление его на альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• признание работника недееспособным (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• смерть работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих выполнению трудовых функций (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

По всем остальным причинам увольнения удержание излишне выплаченных отпускных сумм из заработной платы, начисленной работнику в окончательный расчет, разрешается. При этом не забудьте издать приказ (распоряжение) руководителя об удержании.

Чаще всего суммы заработной платы, начисленной в окончательный расчет, недостаточно для того, чтобы произвести удержание в полном объеме.

В этом случае есть несколько вариантов развития событий:

• вам необходимо получить письменное разрешение (заявление) работника об удержании из его расчета суммы более 20% от положенной выплаты;
• «подарить» работнику суммы, невозможные к взысканию, по инициативе работодателя;
• договориться с работником о внесении необходимой суммы в кассу организации;
• требовать от работника погасить задолженность через суд.

В налоговом учете необходимо излишне начисленные и удержанные суммы отпускных выплат, а также начисленные на эти суммы страховые взносы включить в месяце увольнения в налогооблагаемую базу как внереализационный доход.

Удержания для возмещения ущерба, причиненного работником работодателю

В гл. 39 ТК РФ прописан порядок привлечения работника к материальной ответственности за ущерб, причиненный работодателю.

Материальная ответственность работника наступает только тогда, когда одновременно выполняются три условия:

• ущерб причинен вследствие противоправного поведения (действия или бездействия) работника;
• существует непосредственная причина, связь между противоправным действием и материальным ущербом;
• вина работника в совершении противоправного действия (бездействия) доказана (не оспаривается работником).

При выполнении этих условий и наличии доказательной базы работодатель имеет право в одностороннем порядке произвести удержание суммы причиненного ущерба.

Удержания по инициативе самого работника

На основании письменного заявления работника, поданного работодателю в добровольном порядке, удержания из начисленной заработной платы могут производиться на любые цели и в любых размерах.

Следует помнить, что работодатель вправе, но не обязан принимать заявление работника об удержании из его заработной платы определенной суммы и перечислении ее на счета третьих лиц.

Если работодатель решает пойти работнику навстречу и принять у него заявление, то необходимо, чтобы работник в своем заявлении указал с каких доходов, полученных им, следует производить удержания, а с каких нет.

Также в заявлении рекомендую уточнить тот факт, что комиссия банка за перевод денежных средств также будет удерживаться из заработной платы работника.

Размер удержаний

Размер удержаний, как правило, не должен превышать 50% заработка работника за минусом НДФЛ. Но бывают случаи, когда организация может удержать и гораздо больше – до 70%.

Такие случаи указаны в п. 1 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее – Закон № 229-ФЗ).

Так, организация может удержать 70% заработка работника:

– при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей;

– возмещении вреда, причиненного здоровью;

– возмещении вреда людям, которые понесли ущерб в результате смерти кормильца;

– возмещении ущерба, причиненного преступлением.

Организация удерживает деньги из заработной платы работников, а также из сумм, приравненных к зарплате (надбавок, доплат, премий, вознаграждений), стипендий, авторских вознаграждений.

Нельзя удерживать деньги из следующих выплат:

– возмещение вреда, причиненного здоровью, или в случае ущерба, полученного из-за смерти кормильца;

– компенсация при травме, ранении, увечье, полученных при исполнении служебных обязанностей;

– выплаты в связи с рождением ребенка;

– компенсации за работу во вредных условиях труда;

– выходные пособия, выдаваемые при увольнении, и т. д.

Полный перечень таких выплат указан в ст. 101 Закона № 229-ФЗ.