В каком случае работодатель может хранить копии личных документов сотрудника? | Консультант Плюс – продажа, установка и поддержка | ООО «Альвента»
Продажа и сопровождение системы КонсультантПлюс
Единая горячая линия
8-800-333-39-03
Новосибирск
  • Новосибирск
  • Томск
  • Саратов
  • Омск
  • Москва
  • Красноярск
  • Барнаул
(383)218-88-88
ПН-ПТ 09:00-18:00
Перезвонить ?
» » »
В каком случае работодатель может хранить копии личных документов сотрудника?
В каком случае работодатель может хранить копии личных документов сотрудника?

18.06.2019

Ответ подготовил эксперт «Альвенты» Елена Гомзякова​ с использованием системы КонсультантПлюс.

В каком случае работодатель может хранить копии личных документов сотрудника?



Персональные данные — любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных (п. 1 ст. 3 Закона «О персональных данных»). Одним из принципов обработки персональных данных является то, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки (ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

Таким образом, наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемыми действующим законодательством, что может быть признано нарушением законодательства в области персональных данных и повлечь ответственность, предусмотренную ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ.

Однако действующее законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел лишь для некоторых категорий работников (государственных, муниципальных служащих) и не содержит положений, устанавливающих обязанности по формированию личных дел для коммерческих организаций. Поэтому конкретного исчерпывающего перечня документов, которые работодатель вправе хранить в личном деле, не существует.

Если организация ведет личные дела работников, то правила их ведения (в том числе перечень копий документов) могут быть установлены локальным нормативным актом с учетом положений законодательства о персональных данных работников (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). В частности, обработка персональных данных осуществляется только с согласия субъекта персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

Учитывая вышеизложенное, хранение копий документов (паспортов, СНИЛС, ИНН и др.) сотрудников в личных делах допускается только с их письменного согласия (ст. 11 Закона № 152-ФЗ) и при наличии в организации соответствующего ЛНА.

За дополнительными разъяснениями по вопросу можно обращаться в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций, поскольку именно указанный орган является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору, в том числе за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства Российской Федерации в области персональных данных (п. 1 Постановления Правительства РФ от 16.03.2009 № 228).


Ответ предоставлен на основе документов из системы КонсультантПлюс:


Ещё материалы по теме