Статья размещена в газете «Первая полоса» № 4 (175), май 2025

Книга учета доходов и расходов (КУДиР) — это не просто формальность, а важный инструмент, который помогает вести бизнес прозрачно и без проблем с налоговой. В 2025 году требования ФНС к ведению этой книги остаются актуальными, а значит, стоит разобраться, как правильно ее заполнять, чтобы избежать ошибок, штрафов и головной боли.

Готовы? Тогда разберем КУДиР по полочкам! 

Форма КУДиР: важное изменение с 2025 года

При заполнении Книги учета доходов и расходов ИП в 2025 году необходимо использовать утвержденную форму — Приложение N 2 к приказу ФНС России от 07.11.2023 N ЕА-7-3/816.

Что это значит?

• нельзя использовать старые версии бланков — с 2025 года налоговая принимает только актуальную форму;

• если ведете КУДиР в Excel, 1С или другом сервисе, убедитесь, что в программе используется именно новая форма КУДиР;

• если заполняете вручную, скачайте правильный бланк с сайта ФНС или в бухгалтерском сервисе.

Кому нужно вести КУДиР в 2025 году?

Обязаны вести КУДиР:

• ИП на УСН 6% («Доходы») — фиксируют только поступления;

• ИП на УСН 15% («Доходы минус расходы») — фиксируют и доходы, и расходы;

• ИП на патенте (ПСН) — если ведение учета предусмотрено условиями патента.

Могут не вести КУДиР:

• самозанятые (НПД) — у них учет идет через приложение «Мой налог»;

• ИП на ЕНПД — этот режим освобождает от ведения книги.

ФНС не требует сдавать КУДиР, но, если налоговая запросит книгу при проверке, а у вас ее нет — можно получить штраф до 10 000 рублей.

Формат ведения КУДиР

Можно вести КУДиР:

• в электронном виде (Excel, 1С, Контур, Моё дело, другие сервисы);

• на бумаге (распечатанный бланк или тетрадь).

Важно! В 2025 году заверять КУДиР в налоговой не требуется, но, если ведете ее на бумаге, страницы должны быть пронумерованы и прошиты перед проверкой.

Структура КУДиР: что и куда записывать?

Раздел 1: Доходы и расходы

Здесь фиксируются все поступления и расходы, связанные с предпринимательской деятельностью.

Доходы — что учитывать?

• оплата от клиентов (на расчетный счет, наличными, через платежные сервисы);

• авансы, возвраты;

• проценты по счету, если банк их начисляет.

Подтверждающие документы:

• банковские выписки;

• кассовые чеки, БСО;

• договоры, если требуется.

Когда записывать? В день поступления денег! Дата договора или счета не учитывается.

Расходы — что можно включить? (только для УСН 15%)

• закупка товаров и материалов;

• аренда, коммунальные платежи;

• реклама, маркетинг, продвижение;

• зарплата сотрудников, налоги, банковские комиссии.

Какие документы нужны?

• договоры, акты выполненных работ;

• чеки, счета-фактуры, накладные, платежные поручения.

Когда учитывать? Только после оплаты и при наличии документов.

Раздел 2: Учет расходов на основные средства и нематериальные активы

Этот раздел предназначен для учета затрат на основные средства (ОС) и нематериальные активы (НМА), которые используются в бизнесе.

Что включается в этот раздел?

• покупка или строительство помещений для бизнеса;

• приобретение оборудования, техники, мебели;

• доработка и модернизация ОС (например, капитальный ремонт офиса);

• разработка и покупка программного обеспечения;

• регистрация товарных знаков, патентов.

Документы для учета:

• договоры купли-продажи, акты приема-передачи;

• платежные документы;

• регистрационные свидетельства (если это интеллектуальная собственность).

Важно! Расходы на ОС и НМА не сразу уменьшают налоговую базу – они списываются постепенно через амортизацию (если не применяется упрощенный учет).

Раздел 3: Учет убытков (актуально для УСН 15%)

Этот раздел нужен тем, кто в прошлом году работал в убыток и хочет перенести часть потерь на будущее, чтобы уменьшить налогооблагаемую базу.

Как это работает?

Если в 2024 году бизнес понес убытки, их можно учесть в расчетах налогов за 2025 год.

Документы для подтверждения:

• декларации за предыдущие периоды;

• расчеты и подтверждение расходов.

Раздел 4: Торговый сбор (если ваш бизнес его платит)

Некоторые ИП платят торговый сбор (например, розничные магазины в Москве). В этом разделе указывается сумма сбора, которая может уменьшить налог по УСН.

Если торговый сбор для вашей деятельности не предусмотрен, этот раздел просто не заполняется.

Частые ошибки при заполнении КУДиР

ТОП-5 ошибок, за которые налоговая может оштрафовать:

Не учли все доходы — ФНС может сравнить банковские выписки и КУДиР, выявив расхождения.

Заполняют КУДиР задним числом — можно забыть важные операции, что приведет к проблемам при проверке.

Ошибки в датах поступлений — доходы фиксируются по дате фактического получения денег, а не по дате договора.

Расходы без документов — если нет договора, чека или счета, налоговая не признает этот расход.

Отсутствие КУДиР при проверке — штраф до 10 000 рублей.

Как избежать ошибок?

• заполняйте КУДиР хотя бы раз в неделю, чтобы не потерять важные операции;

• используйте автоматизированные сервисы (1С, Контур, Моё дело), чтобы упростить учет.

Храните все подтверждающие документы минимум 5 лет.

Вывод: Вести КУДиР — легко, если делать это регулярно и по актуальной форме. Если не хочется разбираться в тонкостях — доверьте это бухгалтеру и спите спокойно!

Юрьева Наталья   Предприниматель, руководитель аутсорсинговой   компании   (г. Москва)

Нет КонсультантПлюс? Наши специалисты подберут индивидуальный комплект для решения ваших профессиональных задач. 

Присоединяйтесь к нам в телеграм-канале*