Книга учета доходов и расходов: зачем нужна и как правильно вести | Консультант Плюс – продажа, установка и поддержка | ООО «Альвента»
Продажа и сопровождение системы КонсультантПлюс
Единая горячая линия
8-800-333-39-03
Новосибирск
  • Новосибирск
  • Томск
  • Саратов
  • Омск
  • Москва
  • Красноярск
  • Барнаул
(383)218-88-88
ПН-ПТ 09:00-18:00
Перезвонить ?
» » »
Материал газеты "Первая полоса".
Книга учета доходов и расходов: зачем нужна и как правильно вести

16.04.2021

Статья размещена в газете «Первая полоса» № 3 (130), апрель 2021.

На современном предприятии одновременно ведется два полноценных и объемных по своему содержанию учета: бухгалтерский и налоговый. Каждый из них несет свою смысловую нагрузку и служит определенным целям.

Бухгалтерский учет фиксирует факты хозяйственной жизни субъекта в реальном времени. Дает возможность увидеть объекты в учете в количественной и стоимостной оценке.

Книга учета доходов и расходов

Налоговый учет определяет сумму доходов и расходов согласно правилам Налогового кодекса РФ, которую необходимо исчислить и заплатить по итогам налогового периода.

Данные, которые находят отражение в обоих учетах, формируются на основании первичных документов, оформленных согласно требованиям законодательства РФ, тем самым подтверждая факт совершения операции. Первичные документы регистрируются, делятся по участкам и собираются в регистры, на основании которых заполняются отчетные формы для предоставления в налоговые органы.


Что это за зверь и с чем его едят?

Для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих специальные налоговые режимы, налоговым регистром, на основании которого будут вноситься данные в налоговую декларацию, является «Книга учета доходов и расходов» (далее — КУДиР). В течение календарного года в ней фиксируются хозяйственные процессы, отражающие финансовую деятельность бизнес-единиц.

Проявлять инициативу и нести КУДиР в налоговую инспекцию самостоятельно не стоит. Так же как и при сдаче декларации в налоговые органы, инспектор не вправе потребовать у вас предъявить данный налоговый регистр.

Вопросы могут возникнуть при анализе данных, отраженных в сданной вами декларации, и движений денежных средств по вашему расчетному счету.

Ни для кого не секрет, что инспектор прекрасно видит все, что у вас происходит на расчетном счете. Так как между банками и ФНС существует электронный взаимообмен: на основании ст. 86 НК РФ банки предоставляют сведения о движении на расчетных счетах своих клиентов.

Поэтому при сверке, если возникли несовпадения, автоматически запускается процедура камеральной проверки, при которой инспектор обязан запросить КУДиР на проверку и убедиться в правильности заполнения данного налогового регистра.

Обычно, когда собственникам бизнеса рассказываешь про перипетии налогового законодательства, возникает один и тот же вопрос: а что будет, если я решу не заморачиваться и не стану вносить данные по своему бизнесу в Книгу?

А вот здесь как раз у вас нет выбора между вести или не вести КУДиР. Обязанность по ведению Книги закреплена в ст. 346.24 НК РФ. И если окажется, что данный регистр вами не ведется или ведется неправильно, законодательством предусмотрены штрафные санкции.

 

Какие могут быть штрафы

Размер штрафных санкций зависит от тяжести нарушений и последствий от них. Рассмотрим на примере конкретных ситуаций.

Ситуация: по требованию налоговых органов организация или ИП не предоставили КУДиР на проверку.

Последствия: в этом случае организацию ждет штраф 200 руб., руководителя — до 500 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ). Можно получить и предупреждение, если повезет, но только в том случае, если впоследствии вы предоставили КУДиР налоговым органам.

Ситуация: КУДиР не оказалось при проведении выездной налоговой проверки, о которой предприниматель был извещен заранее (в установленном порядке, с уведомлением).

Последствия: в этой ситуации бизнесу придется заплатить 10 тыс. руб. в казну государства.

Ситуация: КУДиР вовсе не велась или не велась более одного года.

Последствия: согласно законодательству в этом случае придется заплатить штраф от 10 тыс. до 30 тыс. руб. (ст. 120 НК РФ) на усмотрение инспектора.

Ситуация: при проверке налоговые органы доказали, что данные, отраженные в КУДиР, привели к занижению налогооблагаемой базы.

Последствия: штраф 20% от неоплаченной суммы налога, но не более 40 тыс. руб.

Поэтому КУДиР необходимо вести правильно, соблюдая требования законодательства, и предоставлять в налоговую службу только по запросу.

Общие требования ведения Книги учета доходов и расходов

Существуют общие требования ведения КУДиР, которые относятся к прописным истинам и которые должен знать каждый, и тонкости, о которых знают не все.

Начнем с прописных истин, которые транслирует НК РФ: «налогоплательщики должны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность учета показателей своей деятельности, необходимых для исчисления налоговой базы и суммы налога».

В КУДиР данные вносятся в течение года, подводя промежуточные поквартальные итоги. Ведение можно осуществлять как на бумаге, так и в электронном виде.

Если вы вели КУДиР в электронном виде, не забудьте в конце года ее распечатать, прошить и пронумеровать листы. Специальных правил прошивки для КУДиР нет. Есть общие рекомендации, которые можно посмотреть в Письме Минфина России от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336.

Важный момент. Даже если у вас не ведется хозяйственная деятельность, вам все равно необходимо заполнять КУДиР, только с нулевыми показателями, а в конце отчетного периода не забудьте сдать нулевую декларацию.

Хранить КУДиР необходимо постоянно, пока организация или ИП не ликвидируется (п. 401 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Как вести Книгу учета доходов и расходов

Поскольку КУДиР является налоговым регистром и служит для определения суммы налога, то в нее необходимо записывать лишь те доходы и расходы, которые влияют на его величину.

КУДиР состоит из разделов, которые необходимо заполнять в зависимости от того, какую базу для исчисления налога вы выбрали при УСН: «Доходы» или «Доходы, уменьшенные на величину расходов». Обо всем по порядку.

Как заполнить КУДиР на УСН с объектом «Доходы»

На упрощенной системе с объектом «Доходы» необходимо заполнять разделы I, IV и V.

Раздел I. Доходы и расходы

В данном разделе найдут свое отражение доходы организации или ИП, подлежащие налогообложению. Данные суммы вносятся в КУДиР на основании первичных документов в хронологическом порядке с указанием даты и номера.

Также необходимо указать краткое содержание, экономическую суть хозяйственной операции, четких требований законодательства здесь нет. В графе 4 данного раздела будет фигурировать сумма полученного дохода.

Вносить в КУДиР полученные доходы необходимо только тогда, когда деньги по факту получены от покупателя, в кассу или на расчетный счет. Замечу, что предоплата также считается доходом, поэтому ее необходимо отражать в графе 4.

В случае возврата предоплаты покупателю, ее нужно указать в столбце доходы, только со знаком минус. Логичней было бы поставить данный возврат в графу 5 — расходы, . Но нет, в графе 5 отражаются расходы, уменьшающие налогооблагаемые доходы. А в данной ситуации мы ничего не уменьшаем, вы не дополучили доход, с которого должны исчислить налог, вернули предоплату.

При объекте «Доходы» данные в графе 5 обычно не фигурируют, так как расходов, уменьшающих доходы, при данном способе исчисления налогооблагаемой базы нет, за редким исключением. Например, если в течение налогового периода организация (ИП) получала субсидию от государства на поддержку малого и среднего бизнесае. В этом случае в графе 5 укажите расходы, которые оплатили этими деньгами. Здесь есть особенность: сумму полученной субсидии необходимо показать и в части доходов (графа 4), но только в тот момент и в той сумме, когда совершены, произошли траты (расходы) за счет субсидированных средств. Например, потратили часть субсидии — добавили эту сумму сразу и в доходы, и в расходы. Потратили еще часть — снова внесли записи. И так делаете до тех пор, пока не потратите субсидию полностью.

Раздел IV. Расходы, уменьшающие налог

На какие суммы можно уменьшить налог при объекте «Доходы», те и будем отражать в данном разделе. В НК РФ есть закрытый перечень таких расходов — это страховые взносы за сотрудников, взносы по договорам добровольного личного страхования и больничные пособия за первые три дня нетрудоспособности, оплаченные организацией. ИП в данном разделе будет указывать страховые взносы, которые он заплатит за себя.

Расходы необходимо записывать по мере уплаты, а в конце каждого квартала, для возможности уменьшения авансового платежа, подводить итог в графе 10, чтобы сравнить вычет с лимитом. Так как уменьшить сам налог вы имеете право не более чем на 50%.

ИП без наемных работников может уменьшать сумму налога на уплаченные за себя страховые взносы в полном объеме.

Раздел V. Торговый сбор, уменьшающий налог

А вот здесь очень интересный момент. Из названия самого раздела понятно, что в него необходимо добавить сумму уплаченного торгового сбора.

Как правило, данный раздел заполняется только теми налогоплательщиками, кто обязан платить торговый сбор. Это в корне неверно. Данный раздел должны заполнять все (!) налогоплательщики на УСНО «Доходы».

Даже если в вашем регионе нет торгового сбора и вы его не платите, данный раздел подлежит заполнению. В нем необходимо указать отчетный год, а в графах проставить прочерки. Если вы платите торговый сбор, то все как обычно — вносите порядковый номер операции, дату и номер первичного документа и период, период, за который внесли платеж, сумму.

Как заполнить КУДиР на УСН «Доходы, уменьшенные на величину расходов»

На упрощенной системе с объектом «Доходы минус расходы» подлежат заполнению разделы I–III, а также справка к разделу I на основе итоговой суммы доходов и расходов.

Раздел I. Доходы и расходы

В этот раздел, как и на УСН «Доходы», нужно вносить все хозяйственные операции в хронологическом порядке с указанием даты и номера первичного документа, подлежащие налогообложению.

В графе 4 укажите доходы, а в графе 5 — расходы. Напоминаю, что вносить нужно только те операции, которые учитываются при расчете налога.

В налоговом учете очень важно понимать, в какой момент денежные траты становятся расходами. Тут есть нюанс.

Если вы приобрели товары для перепродажи, расходы, связанные с приобретением, в КУДиР можно заносить только в тот день, когда выполнены три обязательных условия:

  1. вы получили товар от поставщика;
  2. вы оплатили этот товар;
  3. вы отгрузили данный товар покупателю.

От себя хочу добавить четвертое условие: все расходы, которые уменьшают сумму дохода, по правилам НК РФ должны подтверждаться правильно составленными первичными документами.

Все пункты, которые могут уменьшить сумму налога с позиции расхода, перечислены в статье 346.16 НК РФ. Данный перечень трактуется налоговыми органами как закрытый. Соответственно, если ваши расходы не отражены в перечне пунктов данной статьи, их нельзя учесть при расчете суммы налога.

Обращаю ваше внимание, что расходы по заработной плате вносятся в КУДиР не в момент начисления, а в момент, когда работник получил деньги на руки или на карту (ст. 346.17 НК РФ).

Раздел II. Расходы на основные средства и нематериальные активы

Если организация в налоговом периоде приобретала основное средство, то расходы можно учесть при расчете налога. Обращаю ваше внимание, что основное средство или нематериальные активы (НМА) могут быть внесены в данный раздел только в том случае, если они введены в эксплуатацию. С момента ввода в эксплуатацию затраты по основным средствам и НМА необходимо распределить равномерно, по оставшимся кварталам до конца налогового периода.

Разберем на примере. Вы приобрели складское помещение стоимостью 1,2 млн руб. в феврале. Февраль — это первый квартал, поэтому стоимость складского помещения мы можем равными долями распределить между четырьмя кварталами.

Получается: 1,2 млн руб. / 4 квартала = 300 тыс. руб.

Каждый квартал данная сумму будет приниматься в расходы.

Если для наглядности немного изменить условия нашего примера и предположить, что данная покупка была совершена нами в августе, то есть в третьем квартале, в этом случае необходимо будет списать в расходы по 600 тыс. руб. в третьем и четвертом квартале.

Не многие знают, что ежеквартально рассчитанную сумму по основным средствам, принимаемым к расходам, из графы 12 необходимо дублировать в графу 5 раздела I с указанием последнего числа квартала. Так как раздел II носит справочный характер, а сама налогооблагаемая база определяется по данным раздела I.

Графы 7, 8, 14 и 15 данного раздела вы будете заполнять только в том случае, если основное средство вами было приобретено еще до перехода на УСН.

Раздел III. Убытки прошлых периодов, уменьшающие налоговую базу

Чтобы бизнес работал и процветал, одного везения мало, тут должно сложиться несколько показателей. На практике очень часто по итогам года расходы превышают сумму дохода, тем самым образуются убытки.

НК РФ разрешает перенести сумму полученного убытка по итогам налогового периода на следующий год. То есть уменьшить на него или на его часть налоговую базу следующего периода.

Если вы приняли решение перенести полученные убытки на следующий период, необходимо в КУДиР заполнить следующие строки:

  • В строке 010 необходимо показать сумму убытков за предыдущие периоды, которая еще не была учтена, а в строках 020–110 расписать суммы по годам.
  • В строку 120 перенесите налоговую базу из строки 040 справки к разделу I.
  • В строке 130 указываете убыток, который уменьшает налоговую базу текущего периода.
  • В строку 140 внесите убыток текущего периода из строки 041 справки к разделу I.
  • В строке 150 поставьте сумму оставшегося убытка, которую можно списать в следующих периодах.
  • В строках 160–250 расшифруйте неперенесенные убытки по годам.

Внутренний аудит КУДиР

Проводя аудит хозяйственной деятельности, я, как правило, вижу повторяющиеся ошибки. Предлагаю вам ознакомиться с ТОП-5.

1. Эквайринг

Логика работает так: раз деньги на расчетный счет падают за минусом комиссий, то налогооблагаемый доход — это то, что зачислено на расчетный счет. Однако налоговая считает иначе. В НК РФ прописано, что доходом признается выручка от продаж, следовательно, в графу 4 раздела I вносится сумма, которую покупатель оплатил, а не та, которая была зачислена на расчетный счет за минусом комиссии за эквайринг.

2. Комиссионное вознаграждение

Кто работает с маркетплейсами, такими как «Озон», «Вайлдберриз», знают, что агент удерживает свое вознаграждение и перечисляет принципалу то, что осталось. В этом случае в «Доходы» необходимо принимать всю выручку, принцип и аргументы те же самые, что и с эквайрингом.

3. Не включать в доходы безнадежную или с истекшим сроком исковой давности кредиторскую задолженность

Кредиторская задолженность по ликвидированному контрагенту, в момент записи об этом в ЕГРЮЛ, признается доходом у должника и подлежит налогообложению.

4. Взаимозачеты

Ты мне товар, я тебе услугу — никто никому денег не платит. Все хорошо! Но не с позиции НК РФ. Нет денег за товар или услугу — это личное дело каждого, в каком виде он берет оплату. Но факт реализации был, значит, и налогооблагаемая база возникла. Будь любезен признать выручку на дату проведения взаимозачета.

5. Прощение долга

Например, участник общества простил долг по займу своей же компании. Необходимо заплатить налог с этой суммы, так как компанией получен доход (подп. 2 п. 1 ст. 248, п. 8 ст. 250, п. 1 ст. 346.15 НК РФ).

Есть исключение: не нужно учитывать прощенный долг в доходах на УСН, если (подп. 11 п. 1 ст. 251, подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ):

  • доля учредителя в вашей организации составляет не менее 50% вашего уставного (складочного) капитала;
  • имущество, которое получили по договору займа, вы в течение года не передавали третьим лицам (если заем был деньгами, то выполнять это условие не нужно).

Прощенные проценты по займу учитывайте в доходах в любом случае, независимо от того, какая доля у вашего учредителя. На них освобождение, указанное в подп. 11 п. 1 ст. 251 НК РФ, не распространяется.

Заключение

На первый взгляд, ведение КУДиР кажется сложным и трудоемким процессом, но стоит только разобраться и изучить все секреты, и КУДиР станет помощником, который наглядно показывает бизнес-процессы и помогает принимать управленческие решения.

Оксана Ивановна Баркалова Практикующий специалист в сфере налогового и бухгалтерского учета, аттестованный внутренний аудитор, финансовый аналитик, дипломированный специалист Президентской программы

Оксана Ивановна Баркалова

Практикующий специалист в сфере налогового и бухгалтерского учета, аттестованный внутренний аудитор, финансовый аналитик, ьдипломированный специалист Президентской программы (г. Новосибирск).

Ещё материалы по теме