Что делать, если нечем подтвердить трату средств, выделенных на производственные нужды

06.09.2022

Вопрос:

Работнику выдали деньги под отчет на производственные нужды — нужно было срочно ликвидировать аварию. Часть денег работник потратил на материалы, часть — на оплату работ привлеченным физическим лицам, договоры с которыми не заключались. Авария была ликвидирована. Но работник потерял чеки на материалы, а выдача денежных средств лицам, участвующим в ликвидации аварии, производилась без каких-либо подтверждающих документов.

Может ли сотрудник написать служебную записку и утвердить её у директора с просьбой закрыть подотчет без предоставления документов, какие в этом случае необходимо сделать проводки и правомерно ли это?

Ответ:

Если сотрудник потерял чеки, работодатель может принять одно из двух решений: либо потребовать вернуть деньги назад, либо принять авансовый отчет, несмотря на отсутствие документов.

Отметим, что в случае утраты чека ККТ покупатели (включая подотчетных лиц) могут обратиться к продавцу с просьбой о восстановлении данного документа. Как правило, продавец может получить дубликат чека ККТ из фискального накопителя ККТ или через личный кабинет на сайте оператора фискальных данных.

В отличие от копии дубликаты чека ККТ имеют ту же юридическую силу, что и подлинники, и могут быть приложены в качестве документов, обосновывающих расходы. Однако следует учесть, что в действующем законодательстве прямо не закреплены ни право покупателя на получение от продавца дубликата чека ККТ, ни обязанность продавца выдать этот дубликат.

Таким образом, в случае утраты чека ККТ подотчетное лицо вправе либо обратиться к продавцу с просьбой о выдаче дубликата этого чека, либо использовать иные документы для подтверждения понесенных расходов.

Минфин считает, что невозвращенную и не подтвержденную документально сумму подотчета нужно включать в облагаемую базу наравне с заработной платой, удерживать с нее НДФЛ и начислять страховые взносы (Письма Минфина России от 16.12.2019 № 03-04-06/98341, от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, ФНС России от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090@).

В бухгалтерском учете подотчетные суммы, за которые работник не отчитался и которые по решению работодателя не будут удерживаться из заработной платы работника, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 91-2 «Прочие расходы».

Таким образом, на основании служебной записки работника компания может принять авансовый отчет, даже если подотчетник не предоставил подтверждающие документы. Но в этом случае с подотчетных сумм придется заплатить НДФЛ (за счет работника) и страховые взносы (за счет работодателя).

Ответ подготовил эксперт «Альвенты» Лукьяненко Наталья с использованием системы КонсультантПлюс. Информация актуальна на 06.09.2022.

Полезные документы:

Подобрать комплект КонсультантПлюс вы можете на нашем сайте.