Вопрос:

Для получения наличных денежных средств под отчет для хозяйственных нужд сотрудник пишет заявление. Следует ли заключать с подотчетным лицом договор о полной индивидуальной материальной ответственности?

*Предложение действительно для юридических лиц, зарегистрированных в регионах: Москва и Московская область, Саратовская область, Омская область, Новосибирская область, Республика Алтай и Алтайский край, Красноярский край

Ответ:

Выдача наличных денежных средств под отчет сотрудникам организации может производиться для закупки материальных ценностей, возмещения расходов по приобретению товаров для нужд предприятия, а также для выдачи сумм, причитающихся при убытии в командировку.

Оформлять приказ об утверждении списка подотчетных лиц не обязательно. Однако, если принято решение об определении круга лиц, имеющих право получать деньги под отчет, можно составить приказ о назначении подотчетных лиц в произвольной форме. Также такой список можно утвердить в учетной политике.

Согласно ст. 242 ТК РФ полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере. Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами.

Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество (ст. 244 ТК РФ).

Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, утверждены Приказом Минтруда России от 16.04.2025 N 251н.

Соответственно, если подотчетное лицо занимает должность или выполняет работы, указанные в Приказе № 251н, (например, является кассиром), то в таком случае с ним заключается договор о полной материальной ответственности, но не по основанию «подотчетности» (такого основания в Приказе нет), а по основанию того, что такое лицо в силу закону признается полностью материально ответственным.

Отметим, что наличие или отсутствие договора о материальной ответственности при выдаче денег под отчет ни на что не влияет, так как согласно п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника, в частности, при недостаче вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу ценностей.

На основании ст. 137 ТК РФ в случае невозврата подотчётных сумм организация вправе взыскать их с работника и без договора о материальной ответственности, так как выданные суммы считаются авансом, а организация вправе удержать из заработка сотрудника невозвращённый аванс, выданный ему на служебные цели .

Таким образом, с сотрудником, которому выданы деньги под отчёт, договор о материальной ответственности заключать не нужно.

• Готовое решение: Как учреждению вести расчеты с подотчетными лицами и в каком порядке выдавать под отчет денежные средства (подотчетные суммы) (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}

• {Типовая ситуация: Как удержать подотчетные суммы в случае невозврата (для бюджетной организации) (Издательство "Главная книга", 2026) {КонсультантПлюс}}

Нет КонсультантПлюс? Наши специалисты подберут индивидуальный комплект для решения ваших профессиональных задач.