Коммерческая тайна на предприятии: как защитить фирму от разглашения

Что нужно знать бизнесу о коммерческой тайне, чтобы не допустить самых частых ошибок, которые могут привести к потере денег и преимуществ на рынке?

Первое, с чего следует начать, — это описать режим коммерческой тайны в одном документе для всех сотрудников. Называться он может, например, «Положение о режиме коммерческой тайны в ______ (название юридического лица)».

В положении зафиксируйте все данные, документы, сведения, которые находятся под защитой, и то, кому и как они могут передаваться.

Затем нужно составить и подписать соглашение о конфиденциальности с каждым сотрудником и фрилансером.

Подписывать соглашение о конфиденциальности следует с каждым, кому вы доверяете ваши данные, — будь то сотрудник, фрилансер по одному проекту или новый маркетолог на стажировке. В соглашениях есть возможность детально прописать ответственность за разглашение в виде определенного возмещения убытков. Часто само по себе упоминание ответственности действует на сотрудников устрашающе, и они не спешат делиться тайнами предприятия с кем-либо посторонним.

Лучше разработать отдельные соглашения для разных должностей, потому что администратору и бухгалтеру нужны разные документы и сведения и размер ответственности у них разный.

Обычно предприниматели этим и ограничиваются, считая, что защитили коммерческую тайну на своем предприятии. Однако это не так: сами по себе соглашения и положение не будут работать, потому что совершенно не ясно, кто из сотрудников получил доступ к секретному документу и в какой момент времени. Нет и возможности доказать, что сотрудник должен был знать о секретности данных, попавших ему в руки.

Какую ответственность может нести работник за разглашение коммерческой тайны:

• уголовную. Чтобы привлечь работника к ответственности за разглашение, необходимо предварительно ознакомить его под подпись с перечнем конфиденциальной информации. См., например, приговор Первомайского районного суда г. Пензы от 15.07.2015 № 1-159/2015;

• увольнение работника. Например, Апелляционным определением Московского городского суда от 26.11.2015 по делу № 33-44248/2015 признали законность увольнения работника, нарушившего коммерческую тайну. Определением Московского городского суда от 29.03.2016 № 4г-2218/2016 также признана законность увольнения работника, нарушившего коммерческую тайну. Работодатель ознакомил его под подпись с необходимыми документами, и во взыскании зарплаты за период вынужденного прогула было отказано;

• возмещение ущерба в полном объеме. Важно, что компенсируются только прямые убытки, которые можно зафиксировать по правилам ГК РФ. Но при этом важно, чтобы информация об ответственности была прописана в локальных актах и работник был ознакомлен под подпись с перечнем секретных данных и размером ответственности за нарушение коммерческой тайны. Если работник откажется возмещать ущерб или не согласится с его размером, его можно взыскать через суд общей юрисдикции.

Таким образом, чтобы полностью защитить коммерческую тайну, нужно соблюсти все требования Федерального закона «О коммерческой тайне». В судебной практике немало примеров, когда предпринимателям отказывали в компенсации за нарушение режима коммерческой тайны из-за того, что не хватало необходимых бумаг. Например, между двумя ООО был спор из-за разглашения коммерческой тайны. Сумма штрафа составляла 400 тысяч рублей. Суд признал доказательства истца достаточными и взыскал штраф с ответчика. Дело дошло до Верховного суда, который согласился с нижестоящими судами. Подробнее об этом в решении Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области от 26.04.2018 по делу № А56-92673/2016.

Вот еще пример из судебной практики. По решению Кировского районного суда г. Уфы от 20.08.2020 по делу № 2-5196/2020 с работника взыскали убытки в размере 3 миллионов рублей из-за незаконного использования сведений, составляющих коммерческую тайну.

Какие же шаги следует предпринять для того, чтобы установить на предприятии режим коммерческой тайны?

Итак, по Федеральному закону «О коммерческой тайне» вам необходимо:

1. Установить для компании или ИП режим коммерческой тайны, который заключается в разработке положения о коммерческой тайне, закрепленного приказом о его установлении.

2. Определить список данных, которые относятся к конфиденциальным в вашей организации.

3. Вести журнал, в котором будет записано, кто, когда и к каким сведениям получил доступ.

4. Наносить на все секретные документы гриф «Коммерческая тайна» или «Секретно». Каждый документ, который дает вам преимущество перед конкурентами, нужно защитить. Для этого в колонтитулах прописывайте гриф «Коммерческая тайна» и указывайте данные компании, которая владеет информацией. Делается это для того, чтобы каждый, кто получает доступ к такому документу, понимал, что информация секретная. Многие компании находят IT-решения, позволяющие ограничить или вовсе запретить копирование информацию на флеш-накопитель или отправку по почте.

5. Подписывать акты передачи информации.

В акте должно быть указано, какие конкретно данные передаются сотруднику, под его подпись — чтобы зафиксировать, у кого был доступ, например, к базе клиентов и в какое время.

Главное, что нужно помнить при установлении режима коммерческой тайны, — сколько действий, происходящих каждый день в компании, зафиксировано на бумаге в журналах, актах, списках, чтобы можно было отследить, кому, в каком объеме и на какой срок передается важная секретная информация.

Наталья Александровна Новикова, юрист, член экспертного совета по подготовке аналитических материалов,  член экспертного совета проекта законодательных инициатив «Твой закон» (г. Санкт-Петербург).