Статья размещена в газете «Первая полоса» № 9 (191), октябрь 2026

Современное делопроизводство основывается на цифровизации процессов, гибридном формате (бумага + «цифра»).

Главная цель современного подхода — сделать путь документа от создания до архивного хранения максимально коротким, прозрачным и защищённым. 

Какая же нормативно-правовая база регулирует современное делопроизводство?

Обновился национальный стандарт «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он начал действовать с 18 августа 2025 года (пришел на смену редакции 2016 года) и вводит единые нормы для печатных и электронных служебных документов от подготовки приказов и распоряжений до составления протоколов, договоров и писем.

Новая редакция стандарта вносит уточнения, которые устраняют неоднозначность в трактовке требований и учитывают изменения в законодательстве по цифровизации в сферах документационного обеспечения управления (ДОУ) и архивного дела. Стандарт по-прежнему распространяется на организационно-распорядительные документы — уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие. Он определяет состав реквизитов, правила оформления и создания документов, как на бумажных, так и электронных носителях.

*Предложение действительно для юридических лиц, зарегистрированных в регионах: Москва и Московская область, Саратовская область, Омская область, Новосибирская область, Республика Алтай и Алтайский край, Красноярский край

Нормативно-правовая база

• ГОСТ Р 7.0.97-2025 — регулирует требования к оформлению организационно-распорядительных документов (шрифты, бланки, состав и расположение реквизитов).

• ГОСТ Р 7.0.8-2025 — определяет базовые термины и определения в сфере делопроизводства и архивного дела.

• ФЗ «Об электронной подписи» (№ 63-ФЗ) — регулирует использование ЭП, без которой невозможен легитимный КЭДО (кадровый электронный документооборот) и ЭДО с контрагентами.

• Правила Росархива — регламентируют сроки, порядок текущего и архивного хранения документов.

В связи с тем, что растёт количество документов, которые формируются электронно, делается акцент на том, чтобы был единый подход в оформлении: все документы организации должны оформляться на фирменных бланках (или в их утвержденных электронных шаблонах). Каждый документ обязан содержать неизменяемый набор реквизитов (наименование, дата, регистрационный номер, подпись, отметка об исполнителе). По новым стандартам особое внимание уделяется разметке электронных реквизитов в СЭД.

Основные изменениях в составе и наименовании реквизитов:

Увеличилось количество реквизитов. Общее количество реквизитов выросло до 31. Появился штрих-код (QR-код). Основное место размещения — нижний правый угол первой страницы. Если пространство занято, допускается использовать верхний правый угол или иное свободное место на листе.

1. Упрощение названий: из названий реквизитов 05, 06 и 07 убрано упоминание «автора документа». Теперь они звучат:

• 05 — «Наименование организации»;

• 06 — «Наименование структурного подразделения»;

• 07 — «Наименование должности». Если документ подготовлен несколькими организациями, в реквизите 05 должны быть перечислены все участники.

2. Корректировка понятий:

«Гриф ограничения доступа» переименован в «Гриф (пометка) об ограничении доступа к документу».

Понятие «сетевой ресурс» заменено на «адрес сайта в сети «Интернет».

Изменились правила оформления некоторых реквизитов:

• Гербы и эмблемы (01, 02, 03). Введён запрет на «соседство» на одном бланке Государственного герба РФ (или герба субъекта/муниципалитета) и эмблемы организации. На бланке может быть либо герб, либо эмблема. Однако если документ находится в нескольких направлениях, на надписи должны быть указаны эмблемы или товарные знаки со всех сторон.

• Реквизиты 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)». Стало допустимо размещение эмблем всех организаций и их товарных знаков, если документ издан двумя или несколькими организациями.

• Дата документа (10). Вернулось старое правило: при записи даты словесно-цифровым способом, если день — однозначное число, то перед ним обязательно указывается «0» (например, 05 июня 2025 г.).

• Гриф утверждения (16). Изменена формулировка на: «гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Слово УТВЕРЖДЕНО допускается согласовывать с наименованием вида утверждаемого документа (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО)». Требования к месту расположения и составу сведений не изменились.

• Заголовок к тексту (17). Теперь он стал обязательным, поскольку исчезло условие, позволяющее не составлять заголовок, если текст документа не превышает 4-5 строк. Также в документах, издаваемых органами власти на продольных бланках, заголовок может оформляться посередине и центрироваться относительно самой длинной строки.

• Текст документа (18). Внесены уточнения по оформлению вступительного обращения и заключительной этикетной фразы: в обращении по фамилии инициалы лица не указываются; заключительная этикетная фраза начинается с прописной буквы и заканчивается запятой; вступительное обращение и заключительная этикетная фраза (печатается от границы левого поля) отделяются от текста или отметки о приложении дополнительным межстрочным интервалом.

• Отметка о приложении (19). При наличии нескольких приложений используется множественное число («Приложения»). Уточнены правила оформления первого листа приложения: в правом верхнем углу звучит слово «Приложение», его номер, вид документа, к которому оно относится, а также дата и номер этого документа.

Если с нормативным документом (утверждённой инструкцией, регламентом и т.д.) пользователей ознакомляют без приказа, его утвердившего, то на первом листе этого документа указывается только гриф утверждения, без слова «Приложение».

• Гриф согласования (20). Слово «СОГЛАСОВАНО» можно соотносить с видом документа (СОГЛАСОВАНА, СОГЛАСОВАН). Также при согласовании документа несколькими организациями грифы согласования располагаются на одном уровне. Если согласующих организаций больше двух или если есть гриф утверждения, грифы согласования располагаются друг под другом.

• Отметка об электронной подписи (23). Оформление «Отметки об электронной подписи» теперь напрямую зависит от того, какой именно вид электронной почты используется. Для усиленной квалифицированной и усиленной неквалифицированной электронной заявки требования остались прежними (как в предыдущей редакции стандарта): отметка должна содержать фразу «Документ, подписанный электронной подписью», сертификат владельца ФИО, срок действия сертификата ключа электронной подписи, а также номер этого сертификата (для неквалифицированной — сертификата, если сертификат имеется).

Если электронная подпись дополнена меткой доверенного времени, то в отметку электронной почты в обязательном порядке включаются сведения о дате и времени, когда документ был подписан. Внешний вид метки доверенного времени устанавливается локальными нормативными актами, принятыми в организации или по соглашению сторон.

В том случае, когда используется простая электронная подпись, формат отображения отметок по электронной почте полностью регламентируется локальными актами организации или соглашением стороны, используемой при обмене документами.

• Подпись (22): Уточнено, что в расшифровке инициалы пишутся слитно (без пробелов), а между инициалами и фамилией обязательно ставится пробел.

• Отметка об исполнителе (25): При расположении в нижнем колонтитуле предпочтительно уменьшать кегль шрифта на 2 пункта по сравнению с основным текстом.

• Отметка о контроле (29): Теперь ее можно вносить только в СЭД, без обязательного проставления бумажного штампа «Контроль» на верхнем поле документа.

Рекомендации по оптимизации процессов делопроизводства

Помните, что идеальное делопроизводство — это не цель, а путь. Путь, который требует внимания к деталям, внесения изменений и желания делать свою работу лучше. Успехов вам в этом важном деле.

Долгушина Мария   Заместитель директора по развитию   (г. Ишим)

Нет КонсультантПлюс? Наши специалисты подберут индивидуальный комплект для решения ваших профессиональных задач. 

Присоединяйтесь к нам в МАХ*