Статья размещена в газете «Первая полоса» № 6 (122), июль 2020.

Руководитель организует свою деятельность и деятельность всего предприятия в режиме многозадачности и в условиях ограниченности времени. Чтобы выполнять свои обязанности эффективно, необходимо обладать такими навыками, как быстродействие, гибкость, высокая работоспособность.

Даже владея ими, руководитель не сможет быть успешным без грамотного управления собственным временем. Это продолжение статьи, первую часть читайте в предыдущем выпуске «Первой полосы».

Тайм-менеджмент для руководителей. Часть 2

Причины дефицита времени

Все люди обладают одинаковым количеством временных ресурсов, тем не менее не всем удается достигать поставленных задач.

В связи с этим руководителю важно знать причины дефицита времени, чтобы свести к минимуму его нерациональное использование и быть более продуктивным. Различают два основных типа причин дефицита времени — внешние и внутренние.

Внешние причины нехватки времени

Внешние причины дефицита времени вызваны воздействиями окружающей среды и не зависят от личных качеств и способностей руководителя. В эту категорию входят следующие причины.

1. Скопление заданий.

Выполнение нескольких заданий в одно и то же время. Чтобы этого избежать, необходимо регулярно сопоставлять текущие задания с конечными целями предприятия. С помощью такого сравнения выявится список задач, связанных с решением ключевых вопросов, которые должны быть выполнены руководителем. Также будет понятна группа заданий, не имеющих большого значения, в связи с этим они могут быть поручены другим сотрудникам организации.

2. Неэффективный информационный обмен.

Когда система коммуникаций в организации находится на низком уровне, руководитель вынужден тратить дополнительное время на получение необходимой информации. Руководителям организаций, в которых существует подобная проблема, необходимо пересмотреть схему движения информационных потоков внутри организации и более четко определить, с какими именно блоками информации должно работать каждое конкретное подразделение организации.

3. Низкая мотивация труда.

Предприятия, где отсутствует система стимулирования труда, не отличаются высокими показателями производительности. Одним из решений данного вопроса является внедрение системы мероприятий, направленных на повышение мотивации у сотрудников. Система, учитывающая тот факт, что мотивом для повышения эффективности труда может быть не только материальное поощрение, но и перспективы карьерного роста, будет обладать более мощным эффектом.

Внутренние причины недостатка времени

Внутренние причины дефицита времени базируются на личных характеристиках руководителя, таких как самоконтроль и собранность, особенности темперамента, стремление к самоанализу и умение признавать свои ошибки. Среди подобных причин выделяют следующие.

1. Постоянная спешка.

Иногда руководители демонстрируют своим подчиненным нехватку времени, надеясь на то, что таким образом можно выглядеть в их глазах авторитетнее. В действительности, управленец, который торопится и никуда не успевает, создает у своих подчиненных ощущение беспокойства, вынуждая и их в свою очередь спешить. Как следствие, это приводит к ошибкам в работе и негативно сказывается на результатах деятельности предприятия в целом. Заранее продумав распределение дел в течение рабочего дня, руководитель избавит себя от лишней спешки и состояния нервозности.

2. Постоянные доработки дома.

Чаще всего эта проблема тесно связана с предыдущей, так как неоптимизированное расписание, вызывающее нехватку времени, заставляет руководителя спешить. Однако это не приносит должного результата, и у менеджера остаются невыполненные дела, которые он вынужден доделывать в нерабочее время. Постоянно действуя в таком режиме, руководитель не оставляет себе времени на отдых, что сказывается на его работоспособности и в конечном итоге ведет к упадку здоровья.

3. Суетливость.

Эта склонность человека определяется его характером и особенностями темперамента. Если руководитель понимает, что его личностные черты негативно влияют на результаты работы, то необходимо от таких качеств избавиться. Отсутствие базовых навыков планирования ведет к появлению суетливости, поскольку менеджеру приходится переходить от одного задания к другому, не доводя дело до конца, из-за этого у руководителя создается ощущение, что он ничего не сделал.

4. Бесплановость работы.

Человек, который привык решать задачи по мере поступления проблем, переносит подобные жизненные принципы на общий стиль работы своей организации. Отсутствие плана действий хотя бы на несколько шагов вперед лишает руководителя возможности прогнозирования, поэтому менеджеру сложно оценить, сколько времени понадобится для решения возникшей проблемы или для выполнения очередной неотложной задачи. В связи с этим планирование выделяется как одна из основных функций управленческой деятельности.

5. Нежелание видеть проблему.

Иногда менеджер не воспринимает постоянную нехватку времени как результат своей неорганизованности и не пытается разрешить проблему. Чтобы не доводить дело до крайности, необходимо периодически проводить анализ своего рабочего дня, а также контролировать затраты времени на выполнение этих работ.

Однако в случае возникновения подобных ситуаций консультант в вопросах управления временем и личной эффективности Дэвид Аллен советует применить следующую технологию для разработки стратегии дальнейших действий при ограниченном количестве времени. Выбор дальнейших действий строится на основе четырех критериев, расположенных в таком порядке: контекст, запас времени, запас энергии и приоритетность.

Таким образом, при выполнении поставленных задач руководитель сталкивается и с внешними раздражителями, и с внутренними противоречиями, которые приводят к дефициту времени. Установление причин нехватки времени и их анализ требуется для того, чтобы минимизировать временные потери. Для достижения максимальных показателей продуктивности руководителю необходимо использовать инструменты тайм-менеджмента в комплексе.

Валентина Николаевна Пуляева,  к.э.н., доцент кафедры «Управление персоналом и психология», член Совета молодых ученых Финансового университета при Правительстве РФ (г. Москва).