Распространение COVID-19 вносит свои коррективы в деятельность организаций. В том числе обязывает их нести дополнительные расходы и предпринимать меры по защите здоровья своих работников. Рассмотрим, как эти расходы нужно отражать в бухгалтерском и налоговом учете.

Внеплановые расходы компании, вызванные коронавирусом: бухучет и налогообложение

Профилактические мероприятия

Из ст. 25 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» следует, что индивидуальные предприниматели и юридические лица обязаны осуществлять санитарно-противоэпидемические (профилактические) мероприятия по обеспечению безопасных для человека условий труда и выполнению требований санитарных правил и иных нормативных правовых актов РФ к производственным процессам и технологическому оборудованию, организации рабочих мест, коллективным и индивидуальным средствам защиты работников, режиму труда, отдыха и бытовому обслуживанию работников в целях предупреждения травм, профессиональных заболеваний, инфекционных заболеваний и заболеваний (отравлений), связанных с условиями труда.

В соответствии с приложением к Письму Роспотребнадзора от 10.03.2020 № 02/3853-2020-27 «О мерах по профилактике новой коронавирусной инфекции (COVID-19)» работодателям рекомендуется обеспечить:

• при входе работников в организацию (предприятие) — возможность обработки рук кожными антисептиками, предназначенными для этих целей (в том числе с помощью установленных дозаторов), или дезинфицирующими салфетками с установлением контроля за соблюдением этой гигиенической процедуры;
• контроль температуры тела при входе работников в организацию (предприятие) и в течение рабочего дня (по показаниям) с применением аппаратов для измерения температуры тела бесконтактным или контактным способом (электронные, инфракрасные термометры, переносные тепловизоры) с обязательным отстранением от нахождения на рабочем месте лиц с повышенной температурой тела и с признаками инфекционного заболевания;
• качественную уборку помещений с применением дезинфицирующих средств вирулицидного действия, уделив особое внимание дезинфекции дверных ручек, выключателей, поручней, перил, контактных поверхностей (столов и стульев работников, организационной техники), мест общего пользования (комнаты приема пищи, отдыха, туалетных комнат, комнаты и оборудования для занятия спортом и т. п.) во всех помещениях с кратностью обработки каждые 2 часа;
• наличие в организации не менее чем пятидневного запаса дезинфицирующих средств для уборки помещений и обработки рук сотрудников, средств индивидуальной защиты органов дыхания на случай выявления лиц с признаками инфекционного заболевания (маски, респираторы);
• применение в рабочих помещениях бактерицидных ламп, рециркуляторов воздуха с целью регулярного обеззараживания воздуха (по возможности).

Постановление главного государственного санитарного врача РФ от 13.03.2020 № 6

«О дополнительных мерах по снижению рисков распространения COVID-2019» обязывает руководителей высшего исполнительного органа государственной власти субъектов РФ проводить работу с юридическими лицами и ИП по обеспечению выполнения рекомендаций по организации режима труда работников, в том числе:

• по обязательной дезинфекции контактных поверхностей (мебели, оргтехники и других) во всех помещениях в течение дня;
• использованию в помещениях оборудования по обеззараживанию воздуха;
• наличию в организации запаса дезинфицирующих средств для уборки помещений и обработки рук сотрудников.

В Письме Минпромторга России от 06.04.2020 № МД-23846/12 значится, что работодатели обязаны обеспечить безусловное соблюдение на предприятиях промышленности, организаций торговли и сферы услуг всех требований и рекомендаций по предотвращению распространения новой коронавирусной инфекции, в том числе обеспечить всех работников необходимыми средствами личной гигиены, средствами индивидуальной защиты (маски, респираторы), при возможности обеспечить необходимое безопасное расстояние между работниками (не менее 1,5 метров), организовать проведение не менее 1 раза в сутки качественной уборки с проведением дезинфекции часто используемых предметов и мест общего пользования.

Инструкция о порядке проведения дезинфекционных мероприятий в целях профилактики коронавирусной инфекции в офисных помещениях организаций, которые временно приостановили деятельность или сотрудники которых перешли на дистанционную форму работы, приведена в Письме Роспотребнадзора от 27.03.2020 № 02/5210-2020-24.

Учитывая приведенные нормативные и инструктивные документы, работодатели несут дополнительные затраты на охрану труда, в частности производят закупку антисептиков, масок, бахил, перчаток, термометров, дополнительного оборудования (дозаторов для жидкого мыла и антисептика, бактерицидных ламп, рециркуляторов воздуха и т. п.), несут дополнительные расходы по дезинфекции помещений.

Перечень необходимых средств и оборудования работодатель определяет самостоятельно. В частности, можно составить приказ (распоряжение) на закупку необходимых товаров (работ, услуг) в связи с распространением коронавирусной инфекции. К приказу также можно приложить расчеты, в которых определено необходимое количество товаров, исходя из численности работников, площадей офисных и производственных помещений.

Дополнительные затраты на охрану труда — экономически обоснованные

Вне зависимости от применяемого режима налогообложения расходы организации должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Учитывая нормы ст. 22 ТК РФ, согласно которой работодатель обязан обеспечить и условия труда, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда, и вышеуказанные нормативные документы, произведенные расходы организации, направленные на профилактику COVID-19, являются экономически обоснованными.

Расходы на дезинфекцию помещений, безопасность и приобретение приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты для выполнения санитарно-эпидемиологических и гигиенических требований органов государственной власти и местного самоуправления в связи с распространением коронавируса в целях исчисления налога на прибыль могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Аналогичные положения появились для налогоплательщиков, которые применяют ЕСХН (подп. 46 п. 2 ст. 346.5 НК РФ) и УСН с объектом «доходы минус расходы» (подп. 39 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Соответствующие поправки были внесены в НК РФ Федеральным законом от 22.04.2020 № 121-ФЗ, нормы которого распространяются на правоотношения, возникшие с 01.01.2020.

На УСН с объектом «доходы» учесть «коронавирусные» расходы нельзя, поскольку это не предусмотрено нормами гл. 26.2 НК РФ (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

В целях исчисления налога на прибыль расходы, связанные с покупкой медицинских изделий для диагностики и лечения коронавирусной инфекции, учитываются в составе прочих расходов (подп. 48.12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Перечень таких изделий утверждается Правительством РФ. Данное положение также применяется с 01.01.2020 (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22.04.2020 № 121-ФЗ).

Передача сотрудникам приобретенных средств защиты не приводит к появлению у них экономической выгоды, соответственно, дохода, облагаемого НДФЛ, не возникает. Также не нужно начислять страховые взносы (п. 1 ст. 41, ст. 208, 209, 420 НК РФ).

«Входной» НДС по приобретенным для профилактики COVID-19 товарам (работам, услугам) принимается к вычету в общеустановленном порядке, то есть должны единовременно выполняться три условия: товары (работы, услуги) приобретены для деятельности, облагаемой НДС, приняты к учету (оприходованы) и по ним имеется счет-фактура (пп. 1, 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

В бухгалтерском учете приобретенные товары для профилактики коронавируса (стоимостью менее лимита отнесения активов к объектам основных средств) принимаются к учету в качестве материально-производственных запасов в сумме фактических затрат на их приобретение за вычетом НДС и отражаются по дебету счета 10 «Материалы» (п. 5 и 6 ПБУ 5/01, Инструкция по применению плана счетов).

При передаче для использования по назначению эти расходы признаются в составе прочих расходов: Д 91-2 К 10 (п. 13, п. 16 ПБУ 10/99, Инструкция по применению плана счетов).

Стоимость оказанных сторонней организацией услуг по дезинфекции помещений (без учета НДС, подлежащего вычету) также учитывается в прочих расходах на дату подписания акта об оказании услуг.

Также в прочие расходы должна относиться зарплата, начисленная за время простоя из-за коронавируса, и учитываться по дебету счета 91-2.

В заключение отметим, что произведенные внеплановые расходы по профилактике COVID-19 позволяют сохранить жизнедеятельность компаний в это непростое для всех время.

Ольга Викторовна Егорова,  эксперт по налогообложению, советник налоговой службы III ранга (Москва).